Звіт, який дозволить багато чого списати на представницькі

Для підтвердження представницьких витрат інспектори часто вимагають докладний звіт про проведений захід. Його можна скласти в довільній формі Представницькі витрати – це та стаття витрат, до перевірки якої податківці підходять з особливою ретельністю. Для них не секрет, що за цією статтею компанії часто списують витрати, які проблематично, а то й неможливо визнати в податковому обліку, наприклад на проведення корпоративного свята. Тому, щоб звести до мінімуму претензії перевіряючих, необхідно підготувати бездоганний комплект підтверджуючих документів. Серед них інспектори вимагають і звіт, який складається вже після того, як проведені зустріч, переговори або інше захід (див., наприклад, листи Мінфіну Росії від 13.11.07 № 03-03-06/1/807, УФНС Росії по м. Москві від 12.04.07 № 20-12/034115).

Ads

Часто підрозділи, відповідальні за проведення заходу, цей документ не складають, вважаючи його надмірним. Мовляв, він усього лише систематизує всю інформацію про проведений захід, яка простежується з первинних чи інших документів. Але все-таки звітом краще не нехтувати – без нього податкові інспектори взагалі можуть відмовити у визнанні витрат.

Зміст звіту за результатами переговорів – довільне (див. зразок). Але відзначимо, що перевіряючі бажають бачити при перевірці максимально докладний документ стосовно кожного проведеного заходу.

Насамперед у звіті краще відобразити мета проведення заходу та перелік обговорюваних питань, дата і місце проведення переговорів, список всіх запрошених осіб та учасників приймаючої сторони. У документі можна також дати посилання на програму заходу.

У звіті слід вказати суму фактично витрачених коштів. Якщо в компанії складають акт на списання представницьких витрат, достатньо відобразити тільки загальну суму витрат. При відсутності акту в звіті краще деталізувати перелік витрат.

Відзначимо, що обгрунтованість представницьких витрат не залежить від результативності проведених переговорів. Тому навіть якщо у результаті ніякі договори не були укладені, суму представницьких витрат можна врахувати для цілей оподаткування прибутку. Тим не менше з метою податкової безпеки важливо описати результати, які були досягнуті в ході проведених зустрічей. Наприклад, підписані договори, укладені контракти про наміри.

Але от прямо вказувати на те, що представники організації відмовилися підписувати договір або продовжувати контракт, не потрібно. Формулювання варто пом'якшити. Припустимо, написати, що «представники компанії розглянуть пропозицію про можливість укладення договору до кінця поточного року».

Category: Налог  Tags: ,