Виїзна перевірка: 13 заповідей

Податкова перевірка – це як перший сніг для автомобілістів: всі розуміють, що рано чи пізно вона почнеться, але коли вона приходить, це завжди буває несподівано. Тому поради про те, як підготуватися до перевірки і як її пережити, завжди на вагу золота, тим більше, якщо вони засновані виключно на практичному досвіді Цінні рекомендації, про які піде мова, звучали на конференції «Ефективне розв'язання податкових спорів, оптимізація ціноутворення та поліпшення фінансового стану компанії в 2009 році », організатором якої виступила газета« The Moscow Times ». Готували слухачів до перевірки податкові фахівці юридичної компанії Baker & McKenzie.

Ads

У десятку

Юрист компанії Baker & McKenzie Ірина Семенова ознайомила учасників конференції з універсальними правилами захисту, які допоможуть пережити виїзну перевірку без істотних втрат. Звичайно, універсальність цих правил не означає, що ревізія буде гарантовано завершена без будь-яких претензій. Надто вже неоднозначно існуюче податкове законодавство і практика його застосування, та й самі компанії часто ведуть не тільки «білу» діяльність. Однак навіть якщо результат перевірки буде несприятливим, при дотриманні основних правил набагато легше і ефективніше оскаржити вимоги податківців у суді.

Перші два правила відносяться до превентивних заходів. Тобто їх потрібно втілити в життя як можна швидше, причому незалежно від дати найближчої очікуваної перевірки.

Правило 1

Необхідно призначити відповідального за супровід перевірок. Тут треба буде розв'язати не дуже легку задачу. Справа в тому, що під час перевірок найчастіше запитуються документи не тільки з бухгалтерії, але і з відділу продажів, юридичного відділу, відділу закупівель і навіть від технічних служб. Тому відповідальний за перевірки повинен бути на посаді як мінімум заступника генерального директора, щоб він мав повноваження і достатній «вагу», щоб змусити всі відділи своєчасно надавати необхідні документи.

З іншого боку, цей же співробітник або інший відповідальний повинен вести всю історію «спілкування» з податковою інспекцією з питання перевірок, наприклад, щодо запитів інформації, надання документів, рішень з перевірок і т. д. Такі функції найбільш близькі бухгалтеру або юристові компанії. По-перше, таким чином інформація щодо перевірок буде завжди доступна в одному місці. А по-друге, при подальших перевірках не складе проблеми дізнатися, які документи вже представлялися на огляд інспекторам. Це актуально, наприклад, при щоквартальній «камералке» по ПДВ, коли податкова часто запитує кожного разу одні і ті ж тривають договори, установчі документи, ліцензії і т. п. До речі кажучи, з 2010 року ревізорам буде взагалі заборонено запитувати документи, які вже були раніше витребувані у компанії (п. 5 ст. 93 НК в ред. Закону від 27 липня 2006 р. № 137-ФЗ).

Правило 2

Загальний інструктаж співробітників. Для того щоб уникнути в ході перевірки всіляких «сюрпризів», слід завчасно підготувати і впровадити в дію інструкцію, в якій детально прописати дії працівників у разі «наїзду» податкової.

У першу чергу в інструкції потрібно зафіксувати, кому секретар повинен передавати всю кореспонденцію, що надійшла з інспекції. В іншому разі є ризик пропустити терміни, відведені законодавством на подання документів або будь-яких пояснень, та й взагалі можна опинитися в невіданні, що призначена перевірка або у ИФНС є питання.

В інструкції також доцільно прописати, в які терміни і хто стежить за збором документів. Даний пункт може здатися зайвим, якщо в компанії вже був призначений «відповідальний за податками». Проте краще все-таки підстрахуватися на випадок, якщо він захворіє, а то й зовсім звільниться. Адже за наявності інструкції його «зміннику» буде набагато простіше влитися у встановлену систему взаємодії з податковою.

Інші правила відносяться вже до захисту під час самої перевірки. Причому зауважте, що деякими з них не можна нехтувати не тільки під час виїзних ревізій, але також при «камеральних» і «зустрічних» заходах з контролю.

Правило 3

Перевірте факт призначення виїзної податкової перевірки. Для цього потрібно отримати на руки «Рішення про призначення виїзної податкової перевірки», підписану керівником інспекції. У нім міститься відсилання на період, що перевірявся і перелік податків, яких перевірка торкнеться, а також дата початку ревізії та П.І.Б. перевіряльників. Дата початку важлива для відліку терміну проведення перевірки – щоб податківці не мучили фірму довше терміну, дозволеного Податковим кодексом.

Врешті-решт, отримавши дане рішення, варто просто перевірити, а чи не прийшли «в гості» лже-інспектори, адже бувають і такі випадки. Зробити це нескладно: потрібно просто уточнити в інспекції, чи було справді випущено рішення про призначення перевірки із таким номером і датою.

Правило 4

Встановіть особистості перевіряючих. На перших погляд ця порада здається безглуздим: яка різниця, хто прийшов, – все погано, адже вони в будь-якому випадку з податкової. Але це не так, оскільки необхідно достеменно знати імена співробітників ИФНС, від яких надходять запити на надання документів. Адже якщо віддати документи інспектору, не є учасницею в перевірці, вони можуть «загубитися» і буде непросто довести, що вони були надані.

Правило 5

Уважно вивчіть предмет і цілі майбутньої перевірки. Для чого потрібно знати, які податки і за який період перевіряють інспектори? Все просто. По-перше, тим самим можна виключити повторну перевірку, а по-друге, скоротити обсяг документообігу, оскільки немає необхідності надавати документи, не пов'язані з перевіряється періоду і об'єкту перевірки.

Правило 6

Виділіть перевіряючим окреме приміщення без права доступу в інші служби. Це правило, яке треба обов'язково постаратися виконати. Адже якщо перевіряльники матимуть доступ до інших приміщень, вони зможуть без протоколу поговорити з працівниками фірми. Які питання їм будуть задані, як і те, які відповіді контролери отримають, нікому не відомо. Зате, як показує практика, навіть якщо компанія працює «в білу», інформація, отримана від співробітників, може бути витлумачена не на її користь.

Правило 7

Проінструктуйте персонал. Навіть якщо ви заборону податківців в окремому кабінеті, поспілкуватися «з народом» вони все одно зможуть. Згідно з підпунктом 12 пункту 1 статті 31 Податкового кодексу податкові органи мають право викликати в якості свідків осіб, яким можуть бути відомі будь-які обставини, що мають значення для проведення податкового контролю. Саме тому вкрай важливо до початку перевірки довести до всього персоналу головну думку: всі пояснення і документи надаються тільки з попереднього схвалення відповідальних осіб.

Правило 8

Ведіть журнал відвідувань перевіряючих. Це потрібно для того, щоб точно знати, скільки триває перевірка, а також термін, на який вона припиняється (у цей період податківці не можуть перебувати на території платника податків або запитувати у нього документи, але термін перебігу самої перевірки призупиняється) .

Правило 9

Ведіть журнал вимог податкового органу та описів представлених документів. Представляти документи потрібно тільки у вигляді завірених копій і тільки під розпис. Ні в якому разі не слід віддавати оригінали, оскільки є великий ризик не отримати їх назад.

Якщо зробити копії у встановлений у вимозі строк не виходить, все одно нема чого поспішати і здавати оригінали. Краще написати лист у податкову з поясненням причин і проханням надати додатковий час на виконання цієї вимоги. Щоправда, продовжити термін – це право, а не обов'язок інспекції, а тому не виключено, що податківці не підуть компанії назустріч. У цьому випадку важливо знати, що за «прострочення» (або взагалі за неподання документів) така небезпечна міра, як призупинення операцій за рахунками, організації не загрожує. Інша справа, що при скоєнні цього проступку податківці має право провести виїмку (ст. 94 НК), а також на підставі підпункту 7 пункту 1 статті 31 Кодексу зможуть донарахувати податки розрахунковим методом, а це ніколи не буває вигідно платникам податків. Тому навмисно затягувати з поданням документів, звичайно ж, не можна.

Правило 10

Ретельно відбирайте представлені документи, їх переклад і легалізацію. Невідповідності в документах – це та «ниточка», за яку можуть потягнути податкові органи і знайти більш небезпечну для компанії інформації, особливо з великим операціям.

Взагалі оформлення «первинки», важливість якої розуміє у всій компанії, мабуть, тільки бухгалтерія, не можна недооцінювати. Ті стандарти діловодства, які прийняті за кордоном (за оформлення угод з іноземними партнерами), навряд чи задовольнять нашу інспекцію. У нас потрібно набагато більше папірців, і увагу потрібно приділяти буквально кожної коми. Простий приклад – відмова у мільйонних відрахуваннях з ПДВ при наявності самої мінімальної помилки в рахунку-фактурі при повній законності операцій і сумлінності контрагента.

Три «пастки»

На думку партнера компанії Baker & McKenzie Сергія Жесткова, при проходженні податкової перевірки небезпечною може бути кожна угода. При нашому податковому законодавстві та практиці перевірок, сказав пан Жестков, немає практично жодної операції, про яку можна з упевненістю сказати: «в цій угоді немає податкових ризиків». Завжди можлива двояка (а то й трояка) трактування тих чи інших положень договору, претензії з оформлення або причіпки щодо недостатності документів, а також економічної необгрунтованості і т. п. Але тим не менш спікер навів три найбільш поширених, на його думку, «пастки» у період проведення податкової перевірки.

По-перше, як ми вже відзначали, податкові органи вправі запитувати пояснення від менеджменту та працівників компанії, а тому весь кадровий склад треба підготувати до таких зустрічей. Але легко сказати – складно зробити. Незважаючи на всі «профілактичні бесіди» і інструкції, співробітники все одно розповідають податківцям все як є, або, принаймні, як вони це розуміють. А це означає, що керівництву, яке планує угоди, завжди потрібно пам'ятати, що які б плани розвитку та бізнес-схеми ні писалися на папері, співробітники складу прямо скажуть, що «з таким-то постачальником" не спілкувалися ", а товар від імені формально незалежних ТОВ "Ромашка", ТОВ "Лютик" і ТОВ "Незабудка" привозить старий знайомий начальника – Петрович ». Або що «переходити працювати у фірму на" спрощенку "вони не збиралися, але бригадир попросив, а так все залишилося як і раніше». І найголовніше – опитування свідків арбітражні суди зараз приймають нарівні з будь-якими документальними доказами.

По-друге, начебто проста річ, але трапляються багато: компанії не зобов'язані давати податківцям доступ до своїх електронних баз. Всю інформацію з бухгалтерських баз потрібно представляти тільки у вигляді завірених роздруківок за запитом податківців. «Копаючись» у базі, фахівці можуть знайти набагато більше і швидше. А відомі всім назви субконто та дротів у базах – це просто знахідка для інспектора, як то: «консультаційні витрати – договору немає», «купівля матеріалів – переробити накладну» і т. п.

Ну і, нарешті, по-третє: не потрібно представляти інспекторам документи за той період, який вони не перевіряють: раз більше документів – більше інформації, більше приводів для претензій. Та й взагалі, варто уважніше поставитися до запитів податківців, і зайві «відфільтрувати». Наприклад, якщо інспектори просять дати аудиторський висновок, треба пам'ятати, що воно складається з форм бухгалтерської звітності, завіреної аудитором. А от рекомендації, які зазвичай дають аудиторські компанії, податківцям навряд чи варто бачити.