Складаємо графік відпусток

орифлейм Мировой Бренд. .

Наближається кінець року – час, коли не тільки підводяться підсумки, але й намічаються плани на майбутнє. Вже зараз роботодавці повинні розпланувати час і визначити черговість надання співробітникам відпусток у 2010 році. Скласти графік відпусток потрібно не пізніше ніж за два тижні до настання чергового календарного року. Про те, на що потрібно звернути увагу при складанні документа, як оформити графік і внести до нього зміни, читайте в статті В році, що минає останній термін готовності графіка відпусток на черговий 2010 – 17 грудня 2009 року. Нагадаємо, що обов'язок складання документа роботодавцями передбачена частинами 1 і 2 статті 123 ТК РФ.

Ads

У графіку повинно бути відображений час і тривалість надання відпусток усім без винятку працівникам, які працюють в компанії за трудовим договором (в тому числі мають право на відпустку в будь-який зручний для них час і зовнішнім сумісникам).

Порушення «відпускного» законодавства

Якщо графіка немає

Відсутність графіка відпусток в організації не тільки порушує права працівника, але і може несприятливо відбитися на роботодавця. Співробітник не просто позбавляється можливості планувати час відпочинку – без графіка відпусток йому складніше реалізувати

своє право на відпочинок протягом календарного року. Роботодавець при відсутності інформації про час відходу співробітників компанії у відпустку позбавляється можливості:

– Завчасно оформити необхідні документи, підготуватися до виплати відпускних. Згідно частини 9 статті 136 ТК РФ відпускні повинні бути видані не менш ніж за три дні до початку відпустки;

– Знайти заміну у відпустку співробітнику (якщо це необхідно);

– Регулювати послідовність і рівномірність відпочинку співробітників протягом календарного року без шкоди для виробництва, а також контролювати своєчасність надання відпусток, щоб не накопичувати неотгулянние відпустки.

Крім того, за відсутність графіка відпусток компанія може бути оштрафована співробітниками трудової інспекції. Мова про це піде нижче.

Якщо графік затверджений пізніше

У цьому випадку працівники можуть пред'явити претензію як самому роботодавцю, так і звернутися до трудової інспекції.

Відповідальність

Відповідальність передбачена як за нескладання графіка роботодавцем, так і за його недотримання сторонами трудового договору.

Якщо графік відсутній. За недотримання трудового законодавства пунктом 1 статті 5.27 КоАП РФ передбачений штраф:

– Для посадових осіб у розмірі від 1000 до 5000 руб.;

– Організації – від 30 000 до 50 000 руб. Замість штрафу у відношенні компанії може бути застосована інша міра адміністративного покарання – призупинення її діяльності на строк до 90 діб.

Якщо графік не дотримується. Графік відпусток однаково значимий як для роботодавців, так і для працівників. Так, якщо графік затверджений, то і терміни, і черговість, зазначені в ньому, необхідно

дотримуватися і тієї й іншої сторони трудового договору. Працівник не має права піти у відпустку не за графіком без згоди роботодавця.

Трудовий кодекс не містить спеціальних норм, що регулюють питання про відповідальність за недотримання графіка відпусток. Для роботодавця, не надала відпустку за графіком, передбачена адміністративна відповідальність (ст. 5.27 КоАП РФ). У той же час роботодавець може запропонувати працівнику перенести його відпустка на наступний робочий рік у разі, коли надання відпустки за графіком може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації. Але якщо працівник заперечує проти цього, відпустка повинна бути наданий йому за графіком.

В окремих випадках, передбачених ТК РФ, відпустка повинна бути перенесена на інший час. Це відбувається, зокрема, коли безпосередньо перед відпусткою працівник захворів або коли йому вчасно не була проведена оплата за час відпустки.

Складання графіка відпусток

Послідовність складання графіка відпусток представлена на схемі на с. 95.

Прокоментуємо блоки схеми.

Крок 1. Розробляємо проект документа

При складанні графіка відпусток потрібно одночасно врахувати:

– Положення чинного законодавства про відпустки;

– Особливості виробничого процесу;

– Побажання працівників.

Надалі це дозволить роботодавцеві надавати відпустки співробітникам без порушення нормального ходу роботи організації, а також уникнути суперечок з працівниками щодо часу виходу у відпустку.

Попередня робота з підготовки графіка відпусток на підприємствах великого та малого бізнесу будується по-різному.

При великій чисельності працівників доцільно складати свій графік відпусток у кожному структурному підрозділі. На підготовчому етапі створення документа розробляється проект графіку відпусток. Цим займаються керівники структурних підрозділів, які планують роботу всього підрозділу і можуть пов'язати побажання працівників з виробничими завданнями. Потім проект документа передається фахівцям відділу кадрів, які коригують графік з урахуванням пільг і гарантій на право використання відпустки, наданих працівникам чинним законодавством. Після цього внесені зміни передаються на обговорення безпосередньо працівникам та керівникам структурних підрозділів.

У компаніях з малою чисельністю схема попередньої роботи з підготовки графіка відпусток передбачає врахування думки працівників шляхом проведення письмового опитування, після чого проект графіку також надходить на розгляд роботодавця, який визначає можливість використання працівниками їх відпусток з урахуванням виробничої необхідності та економічної ситуації.

Враховуємо положення чинного законодавства

Визначаємо стаж роботи. Стаж роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку (основний і додатковий), визначається відповідно до статті 121 ТК РФ. Зверніть увагу: для визначення тривалості відпустки важливий стаж роботи тільки у даного роботодавця.

Підрахувавши стаж роботи, що дає право на відпустку (так званий відпускної стаж), роботодавець може визначити:

– Тривалість наданого відпустки (основного і додаткового);

– Момент завершення чергового робочого року. При наявності періодів, що не включаються в трудовий стаж, поточний робочий рік продовжується на відповідну кількість днів. Так, якщо працівник брав тривалу відпустку за свій рахунок (більше 14 календарних днів протягом робочого року), закінчення робочого року зрушить на кількість календарних днів неоплачуваної відпустки, що перевищує 14.

Визначаємо тривалість відпустки. Якщо протягом робочого року відпускної стаж не переривається, працівнику (у тому числі і зовнішньому суміснику) надається щорічна основна оплачувана відпустка тривалістю 28 календарних днів (ст. 125 МК РФ). В іншому разі потрібно менше відпускних днів. Працівник може використовувати 28 днів відпустки одноразово або частинами. Найчастіше відпустку розбивається на частини. При цьому одна з частин не може бути менше 14 днів (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Що таке робочий рік

Згідно з пунктом 1 Правил про чергових і додаткових відпустках, затверджених НКТ СРСР від 30.04.30 № 169, при призначенні відпустки враховується не календарний – з 1 січня по 31 грудня, а робочий рік, тобто 12 місяців з дня надходження співробітника на роботу, причому саме до даного роботодавця. Отже, для кожного співробітника робочий рік свій.

На тривалість відпустки впливає наявність:

– Належних працівникові днів додаткової або подовженого відпустки. Категорії працівників, яким покладаються такі відпустки, перераховані у статтях 115, 116-119, 173-176, 267, 334 і 350 ТК РФ. Додамо, що будь-який роботодавець має право самостійно встановити для своїх працівників додаткові відпустки будь-якої тривалості. Порядок і умови їх надання слід визначити в колективному (трудовому) договорі або локальному нормативному акті;

– Неотгулянних (невикористаних днів відпустки за попередній рік) або взятих авансом у рахунок майбутнього відпустки днів. При складанні графіка відпусток на черговий календарний рік такі дні необхідно врахувати. І якщо працівник не відгуляв відпустку, для нього слід запланувати два відпустки. У виняткових випадках відпустка може бути перенесений на наступний рік (за згодою працівника).

Встановлюємо черговість надання відпусток протягом року. При встановленні черговості відпусток роботодавець повинен врахувати багато чинників. Йому необхідно дотримати:

– Права працівників, мають пільги на отримання відпустки у певний час (зручне для них час або поза чергою). Докладніше про це читайте у статті «Складаємо графік відпусток» («Зарплата», 2008, № 11);

– Вимоги статті 287 ТК РФ про надання сумісникам (і внутрішнім, і зовнішнім) щорічних оплачуваних відпусток одночасно з відпусткою по основній роботі;

– Думка працівників, що не використовували з ряду причин відпустки або їх частини в попередньому році.

Приклад 1. У ТОВ «Позитив» на посаді програміста працює зовнішній сумісник К.І. Зарайський. Тривалість його відпустки – 28 календарних днів. За основною роботі К.І. Зарайському покладається подовжений оплачувану відпустку, який у 2010 році запланований на період з 24 травня по 24 червня. У цей же період К.І. Зарайський попросив надати йому відпустку у ТОВ «Позитив». Як буде врахована прохання працівника при складанні графіка відпусток у ТОВ «Позитив»?

Рішення. Відпустка суміснику повинен бути наданий у той же час, що й чергову відпустку за основним місцем роботи (ст. 286 ТК РФ і лист Роструда від 08.05.2009 № 1248-6-1), і його тривалість не повинна бути менше 28 календарних днів, тобто менше мінімальної тривалості, встановленої статтею 115 Трудового кодексу. При цьому не важливо, в якому режимі працює сумісник (на 0,5, 0,4, 0,25 ставки або 8 годин один раз на тиждень).

Якщо на роботі за сумісництвом тривалість щорічної оплачуваної відпустки менше, ніж за основним місцем роботи, роботодавець на прохання співробітника надає йому відпустку без збереження заробітної плати відповідної тривалості (ч. 2 ст. 286 ТК РФ). Отже, при складанні графіка відпусток на 2010 рік кадровий працівник ТОВ «Позитив» повинен вказати наступні терміни майбутнього відпочинку: з 24 травня по 24 червня (31 календарний день, з них 28 оплачуваних днів і три дні за свій рахунок, святковий день 12 червня в період відпустки не включається).

Приклад 2. Водій В.В. Старателів працює у ВАТ «Золоті копальні» з 5 листопада 2009 року. При складанні графіка відпусток на 2010 рік від попросив роботодавця надати йому черговий оплачувану відпустку в період знаходження його дружини в декретній відпустці з 1 по 28 березня. Чи буде запланований відпочинок В.В. Старателеву в зазначені ним терміни?

Рішення. Відповідно до статті 123 Трудового кодексу за бажанням чоловіка щорічну відпустку йому повинен бути наданий під час перебування дружини у відпустці по вагітності та пологах. Причому незалежно від часу роботи працівника в даної організації.

Якщо В.В. Старателів представить у кадрову службу організації копію свідоцтва про шлюб та довідку про вагітність дружини, видану його дружині в районній жіночій консультації, у графіку відпусток зазначені працівником терміни відпустки будуть враховані. У момент оформлення наказу про надання відпустки працівник повинен пред'явити копію листка непрацездатності, виданого його дружині у зв'язку з відходом у відпустку по вагітності та пологах.

Інвентаризація перед відпусткою

У кожній організації є матеріально відповідальні особи (касир, комірник та інші). Перед відходом у відпустку такий працівник повинен передати за актом іншому співробітникові ввірені йому цінності. А на це потрібен певний час. При складанні графіка відпусток на наступний рік цю обставину слід врахувати. Наприклад, якщо відпустка комірника запланований на 31 травня 2010 року, не пізніше 14 травня 2010 роботодавець повинен видати наказ про проведення на складі інвентаризації для тимчасової заміни матеріально відповідальної особи.

Розподіляємо час звільнення працівників у відпустку. Час догляду працівників у відпустку може бути розподілено рівномірно протягом року або залежно від періоду найменшою виробничої активності організації. Якщо догляд працівників у відпустку може порушити нормальну роботу організації, в колективний договір чи інший акт слід включити умову, що в кожному календарному місяця може йти у відпустку одночасно обмежену кількість співробітників певного структурного підрозділу (наприклад, 10-15% загальної чисельності підрозділу).

Корисні поради. При визначенні черговості дотримання відпусток дотримуйтесь наступних правил:

– Начальник і його заступник не повинні йти у відпустку одночасно;

– У підрозділі повинні постійно залишатися принаймні кілька співробітників;

– Накопичився за кілька років відпустку варто розподіляти рівномірно, а не підсумувати його так, щоб працівник був відсутній кілька місяців поспіль;

– Одночасно не повинні планувати свою відпустку фахівці, що займають однакові посади або виконують подібну роботу;

– Працівник, який поєднує дві посади, не повинен йти у відпустку в той час, коли відпочиває працівник, на якого потенційно можна покласти його обов'язки (як за основною, так і за сумісництвом посади);

– Не розглядайте працівників, які мають право піти у відпустку поза чергою, в якості заступників на час відпусток інших працівників (вони можуть піти у відпустку в самий невідповідний для роботодавця момент);

– Розподіляйте відпустки між іншими працівниками структурного підрозділу так, щоб використання «пільговиками» відпустки в будь-який період року не відбилося на роботі підрозділу.

Враховуємо особливості виробничого процесу

Наявність шкідливих або небезпечних умов праці. Такі фактори виробництва дають співробітникам право на додаткові відпустки.

Можливість взаємозамінності співробітників у підрозділах. При складанні графіка відпусток потрібно пам'ятати про правила взаємозамінності, щоб «зникнення» одного фахівця не позначилося негативно на роботі структурного підрозділу або організації в цілому.

Приклад 3. У відділі безпеки ВАТ «Саквояж» числяться два охоронці. За графіком відпусток відпустку одного з них – А.А. Трутнева запланований на період з 9 липня по 5 серпня 2010 року. Відпустка його колеги Н.В. Бурми планується з 9 серпня 2010 року. Чи можна визнати такий розподіл часу відпочинку працівників раціональним?

Рішення. Так, можна. ВАТ «Саквояж» жодного дня не залишається без працівника служби безпеки. Крім того, співробітники будуть мати один день – 6 серпня 2010 року (п'ятниця), щоб йде у відпустку охоронець ввів в курс службових справ свого колегу.

Плани розвитку (згортання) виробництва. При складанні графіка відпусток повинні враховуватися прийняті виробничі, фінансові та інші плани, ефективне управління. Так, в період збільшення обсягів виробництва потрібно, щоб якомога більше працівників залишалося на робочих місцях. А на

період зменшення обсягів виробництва можна надавати співробітникам відпустки.

На періоди надання працівникам відпусток може вплинути і відсутність (навіть незначний час) грошових коштів.

Враховуємо побажання працівників

Побажання працівників щодо дати початку відпустки, поділу його на частини або переносу можуть бути відображені:

– У заяві, складеному довільно. Це зручно для компаній, чисельність працівників якої менше 20 чоловік;

– Відомості планування відпусток по кожному підрозділу. Ця форма підійде для організації з великою кількістю працівників.

Крок 2. Заповнюємо форму № т-7

Для оформлення графіка відпусток передбачена уніфікована форма № Т-7, затверджена постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Документ підписується керівником кадрової служби і затверджується керівником організації або уповноваженим ним на це особою. Далі він передається для узгодження у виборний профспілковий орган компанії. Якщо профспілкової організації в компанії немає, у формі графіка відпусток у шаблоні замість думки виборного профспілкового органу робиться відмітка про те, що первинна профспілкова організація не створена (або відсутня).

Як вже було сказано вище, в графік повинні бути включені всі категорії працівників. Не забудьте також і за тим, щоб у документ були включені всі види відпусток, на які мають право працівники компанії. Це можуть бути відпустки нормальної тривалості, видовжені або додаткові (наприклад, за роботу в районах Крайньої Півночі). Невикористані дні відпусток за попередні роки також потрібно врахувати при складанні графіка.

На етапі планування відпусток співробітник кадрової служби заповнює лише графи 1-6 форми № Т-7.

Найменування посад зазначаються у графі 2 у відповідності зі штатним розкладом.

Якщо в компанії табельні номери працівникам не присвоюються, графу 4 не заповнюють.

У графі 6 вказується дата початку відпустки працівників, у тому числі мають право на відпустку в будь-який зручний для них час. Вписувати сюди день закінчення відпустки необов'язково. Хоча, якщо відпустка поділяється на частини, варто вказати часові відрізки.

При складанні графіка графи 7, 8 і 9 не заповнюються. Дані в них вносяться від руки протягом року в міру звільнення працівників у відпустку.

Графа 7 «Фактична тривалість відпустки» заповнюється після закінчення відпустки. Графи 8 і 9 заповнюються, якщо відпустка переноситься на інший період. При цьому в графі 8 зазначається причина перенесення відпустки і документ, на підставі якого від-

пуск відкладений (особиста заява працівника про перенесення відпустки у довільному вигляді, якщо ініціатором є співробітник, або ж наказ керівника про перенесення відпустки, якщо його терміни переносяться з ініціативи роботодавця, наприклад, у зв'язку з виробничою необхідністю). А в графі 9 ставиться його передбачувана дата.

Графа 10 «Примітки» призначена для особливих позначок. Вона заповнюється, якщо в поточному році відпустка працівнику не надавався (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), працівник був відкликаний з відпустки і його частина переноситься на наступний рік (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) або відпустку був продовжений (ч . 1 ст. 125 ТК РФ). У цій графі вказують підстави для відкликання з відпустки, його продовження або перенесення.

Крок 3. Знайомимо працівників з графіком відпусток

Затверджений графік відпусток необхідно довести до всіх співробітників компанії. Вивісити документ на видне місце недостатньо, краще ознайомити з ним кожного співробітника особисто під розпис. Це дозволить уникнути можливих конфліктів з працівниками. Оскільки в уніфікованій формі № Т-7 немає спеціальної графи, призначеної для підписи співробітників, роботодавець може:

– Доповнити форму № Т-7 відсутньої графою. У «шапці» цієї додаткової графи можна дати формулювання: «З графіком ознайомлений (дата, підпис)» або «Про час початку відпустки сповіщений (дата, підпис)». Вступити так дозволяє Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджений постановою Держкомстату Росії від 24.03.99 № 20. Головне, щоб внесені зміни були оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом, наприклад наказом керівника організації;

– Скласти повідомлення (лист ознайомлення) в довільній формі. Документ буде додатком до графіку відпусток.

Зверніть увагу: ознайомлення працівників з графіком відпусток не виключає обов'язок роботодавця повідомляти кожному співробітнику про час його відпустки не пізніше ніж за два тижні до

його початку (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Крок 4. Вносимо зміни у графік відпусток

На практиці можуть виникнути ситуації, коли працівник з різних причин не може або не бажає йти у відпустку за графіком, а роботодавцю необхідно присутність працівника на робочому місці в період, коли за графіком той повинен піти у відпустку. Оскільки графік відпусток формується на рік вперед, не дивно, що плани як самих співробітників, так і їх роботодавців можуть змінитися. Чи можна в затверджений графік вносити корективи?

Вносити чи не вносити?

Трудове законодавство не вимагає обов'язково вносити зміни у графік відпусток, але і не забороняє. На наш погляд, якщо відпустки співробітників продовжуються або переносяться на інший термін, доцільно коректувати цей документ. Кожна зміна запланованої дати відпустки слід відображати у відповідних стовпцях графіка відпусток.

Якщо працівники приймаються на роботу після затвердження графіка відпусток, роботодавцю також варто їх включити в графік для того, щоб мати можливість рівномірно відправляти працівників у відпустку. Міняти дані графіка можна і в зв'язку з звільненням співробітників.

Вносити зміни у вже затверджений документ роботодавець має право тільки з дозволу особи, яка затвердила графік, або уповноваженої ним особи, враховуючи думку виборного органу первинної профспілкової організації (якщо вона є).

Якщо відпустка продовжується

Відпустка може бути продовжений у випадках, передбачених законами або локальними нормативними актами організації. Наприклад, відпустка продовжується на кількість неробочих святкових днів з числа встановлених статтею 112 Трудового кодексу. У даному випадку продовження слід запланувати при складанні графіка відпусток.

Нерідко потрібно позапланове продовження запланованої тривалості відпустки. Згідно з частиною 1 статті 124 Трудового кодексу відпустка продовжується, якщо працівник:

– Захворів. Про тимчасової непрацездатності працівник повинен повідомити кадрову службу організації. Для цього необов'язково виходити на роботу – досить просто зателефонувати або повідомити про те, що трапилося іншим способом. Підставою для продовження відпустки буде служити листок непрацездатності, який пред'явить працівник при виході на роботу після закінчення відпустки;

– Виконував державні обов'язки, для яких трудовим законодавством передбачено звільнення від роботи. Мова йде про обов'язки, передбачених статтею 170 ТК РФ. Підставою для продовження відпустки працівникові будуть повістки, виклики та ін

Новий термін відпустки визначає роботодавець з урахуванням побажань співробітника (ст. 124 ТК РФ).

Незважаючи на те що відпустка може бути продовжений автоматично (при пред'явленні встановлених документів), оформляти його все ж слід належним чином – видати наказ про продовження відпустки.

Приклад 4. Секретареві ТОВ «Окуляр» О.Г. Переглядовой був наданий чергова щорічна відпустка тривалістю 28 календарних днів (з 9 листопада по 6 грудня 2009 року). У період відпустки О.Г. Переглядова захворіла, про що своєчасно (до закінчення щорічної відпустки) повідомила роботодавця. У бухгалтерію був переданий листок непрацездатності, в якому вказана тривалість хвороби – 5 календарних днів. Продовжувати чи переносити в цьому випадку відпустка О.Г. Переглядовой?

Рішення. Роботодавець може або продовжити відпустку О.Г. Переглядовой або перенести його на інший строк, який визначається з урахуванням побажань робітниці (ст. 124 ТК РФ). Тобто вибір залишається за О.Г. Переглядовой, а роботодавець зобов'язаний буде врахувати її побажання.

При продовження відпустки на число днів непрацездатності відпустку для працівника продовжується без перерви. Про продовження відпустки роботодавець повинен видати наказ.

Якщо працівниця бажає перенести частину, що залишилася відпустки на інший час, працедавець зобов'язаний надати їй таку можливість. При цьому право визначення терміну переносу невикористаної частини відпустки надається роботодавцю з урахуванням виробничих інтересів і побажань робітниці.

Перенесення відпустки

Обов'язок роботодавця. Роботодавець повинен перенести відпустку співробітника на інший термін, якщо він своєчасно:

– Не оплатив відпустку співробітника. Оплата відпустки повинна бути проведена не пізніше ніж за три дні до його початку (ч. 9 ст. 136

ТК РФ);

– Не попередив його про час його початку. Зробити це потрібно

за два тижні (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

При цьому відпустка переноситься тільки в тому випадку, якщо працівник сам побажає перенести відпустку і напише відповідну заяву.

Ініціатива працівника. Іноді працівник може сам попросити роботодавця (написавши відповідну заяву) змінити час його відходу у відпустку: перенести його на інший строк або розбити його на частини.

Якщо роботодавець згоден, на заяві працівника, складеному в довільній формі, він ставить свою резолюцію. При цьому видається відповідний наказ.

Ініціатива роботодавця. Можливе перенесення відпустки працівника і з ініціативи роботодавця. Якщо відхід працівника у відпустку може негативно позначитися на роботі компанії, роботодавець має право запропонувати працівникові перенести дату початку відпустки (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). У цьому випадку необхідно заручитися письмовою згодою працівника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). На підставі заяви працівника керівнику доведеться видати накази про внесення змін: у графік відпусток та про відкликання з відпустки, перенесення відпустки та ін

У будь-якому випадку покладені 28 днів повинні бути використані не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який він надається. Тобто переносити відпустка два роки поспіль не можна.

Якщо відпустка переривається

З ініціативи роботодавця працівника за його письмовою згодою можна відкликати з відпустки. Роботодавець повинен оформити відкликання з відпустки наказом (розпорядженням), в якому слід обов'язково вказати час надання працівникові невикористаної частини відпустки. А вона повинна бути надана в будь-який зручний для працівника час в рамках поточного року або приєднана до відпустки за наступний робочий рік. Після визначення конкретної дати початку відпустки, що складається з невитраченої частини відпустки, в графік відпусток потрібно вносити зміни.

Шановні читачі! Зразки документів, що складаються при підготовці графіка відпусток та внесення до нього змін, наведені в статтях «Складаємо графік відпусток» («Зарплата», 2007, № 12; 2008, № 11).