Правильна каса – показник вищого класу

Про те, що таке касова книга, має знати кожен керівник компанії, що займається наданням тих чи інших послуг. Проте цього недостатньо: необхідно чітко орієнтуватися в правилах її ведення та зберігання. В іншому випадку при перевірці буде складно уникнути штрафних санкцій. На що саме слід звернути пильну увагу, читайте в нашому матеріалі

По-старому

Касова книга – це документ, в якому відображаються всі операції з готівкою, що проходять через касу підприємства. Використовувати її можна протягом одного календарного року, після закінчення якого заводиться новий документ. Основним нормативним актом, який регламентує його ведення, є «Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації», затверджений рішенням Ради директорів Центробанку Росії 22 вересня 1993 р. № 40. Крім того, бухгалтерам доведеться вивчити ще одну важливу папір: постанову Держкомстату від 18 серпня 1998 р. № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації», в якому затверджено форму касової книги № КО-4 . Тепер розглянемо, як повинна виглядати і з чого складатиметься касова книга. Отже, згідно із законодавством, вона буває двох видів: у формі затверджених постановою Держкомстату № 88 бланків, графи в яких заповнюються вручну, або ж на основі листів, сформованих спеціалізованими програмами і роздрукованих допомогою принтера.

Ads

Спочатку докладніше про першому способі. Якщо ви ведете касову книгу, яка заповнюється від руки, для початку всі розрізнені аркуші, створені за формою № КО-4, потрібно пронумерувати і прошнурувати. На останній сторінці книги обов'язково повинно бути вказано, скільки саме листів на ній міститься. Виглядає це наступним чином: «У книзі пронумеровано та прошнуровано __ аркушів». Загальна кількість аркушів завіряється підписами керівника та головного бухгалтера організації. Крім цього, тут повинна стояти сургучний або мастична печатка організації. У випадку використання останнього виду відбитка потрібно застосовувати клей на основі рідкого скла: «Силікатна», «Канцелярський», «Конторський», «Рідке скло», а також цигарковий папір і штемпельну фарбу.

Записи в такій касовій книзі ведуться в двох примірниках. Кожен лист повинен складатися з двох рівних частин: одна з них з горизонтальною лініюванням, інша без неї. Перша є основним примірником, який залишається підшитим в книзі. Другі частини, виконані через копіювальний папір, повинні бути відривними, адже вони служать звітом касира. Також слід пам'ятати, що і тому, й іншому листу присвоюють однакові порядкові номери.

Починати заповнювати касову книгу потрібно на лицьовій стороні невідривного примірника після рядка «Залишок на початок дня». Попередньо лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під ту, яка залишається в книзі. Між цими двома частинами підкладається лист копіювального паперу, щоб на звіті касира закарбувалися усі внесені дані. Використовувати при заповненні касової книги потрібно кулькову ручку або чорнило.

Досягнення сучасності

Другий спосіб ведення книги – автоматизований. При такому порядку листи формуються спеціалізованими програмами у вигляді машинограм, які носять назви «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира». Зверніть увагу, що ці звіти повинні складатися одночасно, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Також потрібно враховувати, що на початок наступного робочого дня вони вже повинні бути сформовані.

Важливим і безперечно зручним моментом сучасного ведення касової книги є те, що в цьому випадку не виникне проблем із нумерацією сторінок: вона формується автоматично в порядку зростання. Крім того, форма «Вкладний лист касової книги» наприкінці місяця буде відображати загальна кількість аркушів за минулий період, а в останньому за календарний рік звітному листі – загальну річну суму.

Зберігати вкладні листи протягом року потрібно в хронологічному порядку окремо за кожний місяць. «Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації» надає бухгалтерам деяку свободу у виборі, коли брошурувати аркуші касової книги – після закінчення календарного року або в міру необхідності. Своїм досвідом ділиться головний бухгалтер столичної будівельної компанії Михайло Кузнєцов:

– Ми зшиваємо вкладні аркуші касової книги кожен місяць. Але це питання зручності. Якщо діяльність фірми не дуже велика і документів не так багато, то можна зайнятися оформленням книги і в кінці року. Головне – не забувати, що загальна кількість аркушів за рік потрібно опечатувати та завіряти підписами керівника і головбуха.

Перевіряти правильність складання форм «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира» повинен касир. Після завершення цієї процедури він підписує документи і передає звіт разом з прибутковими та видатковими касовими ордерами в бухгалтерію під розписку у вкладному аркуші касової книги.

Неврахований пробіл

Документ під назвою «Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації» чітко прописує, що кожна фірма повинна мати тільки одну касову книгу. Але як бути тим організаціям, у яких є відокремлені підрозділи? Однозначної відповіді на це питання поки не існує, і кожен сам змушений вибирати для себе оптимальний шлях роботи без порушення законодавства. Наприклад, головний бухгалтер центрального офісу може зобов'язати касирів у підрозділах щодня відправляти йому вкладні аркуші касової книги, якщо вона ведеться автоматизованим способом. У цьому випадку буде дотримуватися правило про зберігання всіх листів на одному місці. Але такий варіант вкрай проблематичний для тих фірм, чиї філії знаходяться в інших містах. Більш грамотно для таких підрозділів вести окремі томи єдиної касової книги, в яких на титульному аркуші зазначено найменування філії. Раз на місяць або після закінчення календарного року всі ці розрізнені фрагменти звітності з оригіналами первинних касових документів повинні передаватися в головний офіс, де вже буде сформована загальна книга по всьому підприємству. Крім того, ще одним витонченим рішенням проблеми з відокремленими підрозділами може стати створення головної каси у філії, щоб вести там власну касову книгу.

Довіряй, але перевіряй

Яким би способом організація не вела касову книгу, в неї необхідно заносити всі дані про отримання або видачу готівкових грошових коштів по кожному ордеру або іншого документу, який його замінює, розповідає юрист компанії «CSoft Консалтинг» Марія Єршова:

– Щодня в кінці робочого дня касир повинен підраховувати підсумки операцій за минулий період і виводити залишок грошей в касі на наступне число. Щоб нічого не упустити, йому необхідно негайно записувати в касову книгу відомості про кожного видатковому або прибутковому ордері.

Незважаючи на те, що «місія» щодо заповнення касової книги лежить на касирові, у разі виявлення порушень в її віданні відповідати доведеться і головному бухгалтеру. Оскільки перевіряти достовірність внесених до цього документ записів – прямий обов'язок облікового працівника. Накликати на себе неприємності можна, порушивши наступні пункти закону. По-перше, це стаття 15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення «Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій». Покарання по ній передбачено у вигляді накладення штрафу на посадових осіб у розмірі від 40 до 50 мінімальних розмірів оплати праці, а на юридичних осіб – від чотирьохсот до п'ятисот МРОТ. По-друге, податківці можуть вказати недбайливим касирам на статтю 120 Податкового кодексу «Грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування». Штраф згідно з нею становить від 5 до 15 тисяч рублів.

Бувають випадки, коли касир не винен у тих порушеннях, які йому інкримінують. Наприклад, розглянемо досить поширену ситуацію: працівник пішов у відпустку і доручив свої обов'язки колезі, а той, у свою чергу, допустив ряд серйозних помилок. Іншими словами, формально касир не винен. Але штрафу все одно не уникнути. Саме тому, якщо ви на час доручаєте свою роботу комусь іншому, необхідно упевнитися в його компетентності і розумінні тієї відповідальності, яка на ньому лежить під час вашої відсутності. Певною підстрахуванням в даному випадку може стати письмове розпорядження (наказ, рішення, постанова) від імені керівника підприємства про призначення працівника як касира на зазначений період. Таким чином можна уникнути негативних наслідків і дати людині зрозуміти, що за помилку буде розплачуватися не його відсутній колега, а він сам. Як відомо, ніщо так не організовує, як небезпека втратити кровно зароблені.