ПММ по картці

Сьогодні більшість організацій мають на своєму балансі службовий автомобіль. Природно, його експлуатація супроводжується витратами на придбання пально-мастильних матеріалів. Їх врахування є одним з найбільш складних ділянок бюджетного обліку. Крім того, установам доводиться ще й ретельно обгрунтовувати витрачання державних коштів Відмінною рисою бюджетного обліку витрат на ПММ є необхідність складання спеціальних первинних документів, які заповнюються як водіями, так і бухгалтерами. При цьому бюджетна установа повинна з особливою скрупульозністю поставитися до обгрунтування понесених витрат, оскільки неможливо витратити бюджетні кошти без підтвердження такої необхідності.

Ads

Договір з постачальником

Прогрес не стоїть на місці, чого не скажеш про правила бухгалтерського обліку. Сьогодні часто установа укладає прямий договір з постачальником палива – заправної станцією. Водіям видаються пластикові картки, за якими вони мають право заправлятися і якими розплачуються на заправках постачальника. Картка в даному випадку служить не тільки розрахунковим, але і обліковим документом: електронний платіж дозволяє фіксувати інформацію про купівлю – ім'я покупця, час, дата, кількість купленого палива та інші дані.

Але щоб прийняти до обліку ПММ, потрібно подбати про чималу кількість виправдувальних документів.

По-перше, придбання матеріалів бюджетними установами проводиться відповідно до Федерального закону від 21 липня 2005 р. № 94-ФЗ «Про розміщення замовлень на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для державних і муніципальних потреб» (далі – Закон № 94 – ФЗ). Згідно із зазначеними нормами, бюджетні установи розміщують замовлення або шляхом проведення торгів, або без них, але тільки якщо вартість замовлення на поставку ПММ як однойменних товарів становить менше 100 000 рублів протягом кварталу (подп. 14 п. 2 ст. 55 Закону № 94 – ФЗ). Таким чином, необхідно заручитися або результатами проведених торгів, або документальним підтвердженням розрахунковій (плановій) вартості замовлення.

Отже, установа повинна підготувати бюджетну кошторис з урахуванням планових кошторисних показників, які використовуються при визначенні обсягу видатків, в даному випадку, з урахуванням норм витрат ПММ. Тільки після перевірки розрахункових показників головний розпорядник бюджетних коштів затверджує бюджетну кошторис.

Норми витрати палива

Розрахунок паливних витрат проводиться на підставі затверджених норм. Дані «ліміти» відображені в Методичних рекомендаціях «Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті », затверджених розпорядженням Мінтрансу Росії від 14 березня 2008 р. № АМ-23-р (далі ̶ Методичні рекомендації). Самі норми призначені для розрахунків планового витрати, для ведення статистичної та оперативної звітності, визначення собівартості перевезень і робіт, для розрахунків з оподаткування підприємств і т. д.

Паливно-мастильні матеріали мають витрачатися в межах встановлених норм. Відсутність внутрішнього локального акту про затвердження норм витрат ПММ є грубим порушенням законодавства.

Раніше установа могла розробляти і затверджувати власні норми витрати палива («Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті (р 3112194-0366-03)», затв. Мінтрансом Росії 29 квітня 2003 р.). Але сьогодні цей документ втратив силу, а затверджені Методичні рекомендації містять положення лише про те, що підприємство може в разі виробничої необхідності уточнювати або ввести окремі поправочні коефіцієнти (підвищувальні або понижувальні) до норм витрат палива при відповідному обгрунтуванні та за погодженням з Мінтрансом Росії (п . 6 Методичних рекомендацій).

УВАГА

Якщо організація планує підвищити норми витрат ПММ, ввести власні надбавки, то окрім економічного обгрунтування даного збільшення його ще необхідно погодити з Мінтрансом Росії.

Методичними рекомендаціями встановлені норми витрати палива для різних видів транспорту ̶ для кожної моделі, марки і модифікації експлуатованих автомобілів, що відповідають певним умовам роботи автомобільних транспортних засобів відповідно до їх класифікації та призначенням. Норми включають витрата палива, необхідний для здійснення транспортного процесу, без урахування його витрати на технічні, гаражні та інші внутрішні господарські потреби.

Пунктами 5 і 6 Методичних рекомендацій встановлено ряд підвищувальних і понижувальних коефіцієнтів. Вони можуть встановлюватися розпорядчим документом керівника організації і поширюватися на автомобілі даної організації. Якщо коефіцієнти встановлює орган місцевого самоврядування, вони можуть застосовуватися усіма організаціями, розташованими на даній території. Поправочні коефіцієнти до норм витрат палива встановлюються в залежності від пори року, місцевості, де працює автомобіль, висоти над рівнем моря і т. д.

Якщо необхідно застосовувати декілька надбавок, то їх значення не перемножуються, а сумуються.

Надходження та списання ПММ: загальний порядок

У бюджетних установах на відокремленому рахунку 010503000 «Паливно-мастильні матеріали" обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріалів: дрова, вугілля, торф, бензин, гас, мазут, автолом і т. д. В залежності від напрямків їх використання (транспортне забезпечення , опалення, робота виробничих механізмів) установа повинна вести окремий облік.

Паливно-мастильні матеріали, як і інші групи матеріальних запасів, приймаються до бухгалтерського обліку за собівартістю. Склад витрат, що включаються у фактичну вартість матеріальних запасів, встановлений пунктом 52 Інструкції по бюджетному обліку (затв. наказом Мінфіну Росії від 30 грудня 2008 р. № 148н, далі – Інструкція). Фактична собівартість придбаних ПММ формується безпосередньо на рахунку 010503000.

Суми ПДВ, сплачені при придбанні ПММ, не включаються до їх фактичну собівартість тільки у випадках, якщо вони оплачені за рахунок коштів від приносить дохід діяльності і використовуються в підлягає оподаткуванню діяльності. Якщо матеріали придбані за рахунок коштів від підприємницької діяльності, але використані в не обкладається ПДВ діяльності або в основній діяльності бюджетної установи, суми ПДВ підлягають включенню до фактичної собівартості придбаних матеріальних запасів.

До складу видатків установи із заготівлі ПММ також, зокрема, включаються такі витрати:

– З доставки ПММ;

– За змістом заготівельно-складського підрозділу, якщо ПММ придбаваються за рахунок доходів від підприємницької діяльності;

– За послуги транспорту по доставці ПММ до місця їх використання, якщо вони не включені в ціну, встановлену договором.

Однак при формуванні фактичної собівартості надійшли до установи бензину і дизпалива враховується, як правило, лише договірна ціна придбаних ПММ.

Бюджетний облік автомобільного бензину і дизельного палива має ряд особливостей, пов'язаних з великими обсягами закупівель ПММ, в тому числі по безготівковому розрахунку, за готівку, а також використанням паливних карт.

ПММ списуються за фактичною витратою: в межах норми – на рахунок обліку витрат (при здійсненні підприємницької діяльності – на рахунок обліку вартості виготовленої продукції (робіт, послуг)), понад встановлені норми – на рахунок обліку доходів з подальшим відновленням за рахунок винних осіб або списанням за рахунок встановлених джерел.

Зверніть увагу: при списанні палива не важливо, яким чином воно було оплачено.

Приклад 1

Установою в липні придбано 10 000 літрів автомобільного бензину на загальну суму 150 000 руб., В тому числі на суму 40 000 руб. за готівковий розрахунок.

Витрачено:

– На транспортні перевезення по основній діяльності 4000 літрів;

– На експлуатацію будівельної техніки в рамках основної діяльності 1000 літрів;

– На експлуатацію будівельної техніки в приносить дохід діяльності 1000 літрів.

У бюджетному обліку будуть зроблені записи:

Дебет 010503340 Кредит 0302022730

Дебет 0302022830 Кредит 020101610

– 110 000 руб. ̶ вартість палива, придбаного за безготівковий розрахунок;

Дебет 010503340 Кредит 020822660

– 40 000 руб. ̶ вартість палива, придбаного підзвітними особами;

Дебет 140101222 (або 140 101 272) Кредит 110503440

– 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) ̶ витрачено ПММ на поточні витрати по основній діяльності установи);

Дебет 110601310 Кредит 110503440

– 15 000 руб. ̶ витрачено ПММ при здійсненні будівництва по основній діяльності;

Дебет 210604340 Кредит 210503440

– 15 000 руб. ̶ витрачено ПММ при здійсненні будівництва по приносить дохід діяльності.

Зверніть увагу: у бюджетних установах при списанні ГСМ поряд з методом за фактичною вартістю одиниці (за умови стабільності цін, що буває досить рідко) застосовується ковзна оцінка. Тобто матеріали оцінюються за вартістю запасів, що були на початок місяця, та вартості усіх надходжень за поточний місяць (п. 58 Інструкції). Іншими словами, паливо, списувати в перший і останній дні місяця, може оцінюватися за різною фактичної вартості, якщо протягом місяця надходили ПММ за цінами, що відрізняються від тих, виходячи з яких розрахований залишок на початок місяця.

Увага: паливна карта

Придбання паливних карт – це одна з форм оплати ПММ. За економічним змістом така форма близька до порядку розрахунків талонами на бензин.

Паливні картки можуть бути випущені у вигляді або карт із магнітною смугою, або з вбудованою мікросхемою. Карта може бути лімітованої або нелімітованої. За лімітованої карті обмежується кількість палива, яке може бути заправлено протягом певного періоду (як правило, протягом доби). За нелімітованої карті паливо можна отримувати без часових обмежень.

Але ні формат паливної карти, ні обмеження ліміту використання в обліку значення не мають. Враховувати слід тільки форму розрахунків: паливні пластикові карти поділяються на грошові і на літрові. Останні фіксують обсяги палива в літрах, а не їх вартість у гривнях.

Для бюджетного обліку розрахунків паливними картами доцільно використовувати рахунок 020105000 «Грошові документи» (за аналогією з порядком обліку оплачених талонів на ПММ). Карти, як і талони, повинні зберігатися в касі установи. Вони передаються матеріально відповідальній особі – водію чи іншому працівникові транспортного підрозділу, відповідальному за забезпечення автомобіля паливом.

В аналітичному обліку оприбутковується і списується кількість бензину, вказане в підтверджуючих документах, виданих на заправці. Вартість ПММ визначається в залежності від виду карти: для літрових карт – за ціною придбання, для рублевих – за ціною, що діє на дату заправки.

Приклад 2

Установа 1 липня придбало дві паливні карти. Одна – на отримання 1000 літрів бензину. В оплату карти перераховано 30 000 руб. Інша – на одержання бензину на суму 30 000 руб.

Перша карта видана водієві службового автомобіля, друга – водієві вантажівки, що використовується на будівництві (в рамках основної діяльності).

19 липня водії представили авансові звіти на заправку 200 літрів бензину – по 100 літрів 7 і 15 липня. На дату заправки ринкова ціна бензину на заправках складала 27 і 27,5 руб.

У бюджетному обліку зроблені записи:

Дебет 120105510 Кредит 1302022730

Дебет 1302022830 Кредит 120101610

– 60 000 руб. (30 000 + 30 000) – відображено вартість придбаних карт;

Дебет 120822560 Кредит 120105610

– 60 000 руб. ̶ відображена вартість паливних карт, переданих водіям;

Дебет 110503340 Кредит 120822660

– 6000 руб. – Відображено вартість бензину, сплаченого за першій карті;

Дебет 110503340 Кредит 120822660

– 5450 руб. (2700 + 2750) ̶ відображено вартість бензину, отриманого за другою карті;

Дебет 140101222 (або 140 101 272) Кредит 110503440

– 6000 руб. ̶ відображено вартість бензину, витраченого на поточні витрати;

Дебет 110601310 Кредит 110503440

– 5450 руб. – Відображено вартість бензину, витраченого на потреби будівництва.

Кількісно-сумовий облік

По бензину, та й будь-ПММ, потрібно вести картка кількісно-сумового обліку матеріальних цінностей (ф. 60504041), а облік операцій з надходження, вибуття, переміщення відображається в журналі операцій з вибуття та переміщення нефінансових активів (ф. 0504071). Списання підтверджується звичайним подорожнім листом.

Для всіх видів палива застосовується шляховий лист (п. 62 Інструкції).

Причому для кожного виду автотранспорту облік ведеться за окремими дорожніми листами:

– 0340002 «Подорожній лист будівельної машини";

– 0345001 «Подорожній лист легкового автомобіля»;

– 0345002 «Подорожній лист спеціального автомобіля»;

– 0345004 «Подорожній лист вантажного автомобіля»;

– 0345005 «Подорожній лист вантажного автомобіля»;

– 0345007 «Подорожній лист автобуса незагального користування».

Не забороняється розробка власних форм подорожніх листів. Проте в даному випадку документ повинен містити обов'язкові реквізити, які затверджені наказом Мінтрансу України від 18 вересня 2008 р. № 152 (лист Мінфіну Росії від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161).

Контроль над паливними витратами ведеться наступним чином. Постачальник з певною договором періодичністю подає звіт про відпущеному кількості палива, вказуючи його вид, найменування покупця, час і іншу необхідну інформацію. У свою чергу водій передає в бухгалтерію шляхові листи, чеки, виписки з пластикових карт. В кінці місяця підприємство проводить звірку представлених даних і при їх збігу і дотриманні норм витрат списує ПММ.

Шукайте винного!

Витрати на ПММ можна прийняти до обліку тільки в межах встановлених норм, скоригованих на підприємстві. Якщо фактичні витрати палива перевищив затверджену норму, то спосіб списати «перевитрата» є. Зробити це можна на підставі письмового розпорядження керівника установи. Однак для такого розпорядження необхідне обгрунтування.

Перевитрата слід зафіксувати не тільки дорожніми листами, але і контрольними вимірами, проведеними комісією установи або спеціалізованими організаціями. Крім цього призначається адміністративне розслідування, яке дозволить з'ясувати, внаслідок чого відбулося порушення.

Причиною перевитрати може послужити технічний стан автомобіля або експлуатація транспортного засобу в складних дорожніх і кліматичних умовах. Якщо в ході розслідування встановлено, що перевитрата стався з «поважних» причин, то він визнається вимушеною втратою.

Розслідування може показати, що необгрунтована витрата понад ліміт допустив водій, і формально це буде розцінено як недостача матеріально-виробничих запасів, переданих працівникові під звіт. У цьому випадку сума перевитрати палива стягується з водія або посадової особи, не забезпечив нормальну експлуатацію транспортного засобу.