Особливості обліку у відокремлених підрозділах, не виділених на окремий баланс

Відокремлені підрозділи, в яких обсяг операцій і чисельність співробітників незначні, виділяти на окремий баланс недоцільно. Як правило, бухгалтерський облік у таких філіях обмежується лише обробкою і систематизацією первинних документів. Синтетичний же облік всіх операцій по наявності і руху майна і зобов'язань ведеться бухгалтерією головного підрозділу.

Організація документообігу

При розробці системи документообігу необхідно насамперед визначити порядок документального оформлення операцій з переміщення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) з головного підрозділу у відособлене, і навпаки. Такий рух ТМЦ доцільно оформляти первинними документами, що підтверджують внутрішнє переміщення. Так, при передачі основних засобів складається накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів (форма № ОЗ-2 1), матеріалів – вимога-накладна (форма № М-11 2). У торговельних організаціях для внутрішнього переміщення товарів використовується форма № ТОРГ-13 3 «Накладна на внутрішнє переміщення, передачу товарів, тари».

Ads

Для відображення внутрішнього переміщення готової продукції уніфікованої форми не передбачено. Відповідно організація може передбачити спеціальну форму первинного облікового документа в обліковій політиці або домовитися про можливість застосування форми № М-11.

Звичайно, особливу увагу необхідно приділити своєчасності оформлення первинних документів. Слід визначити загальний порядок оформлення операцій по надходженню матеріальних цінностей у філію. Зокрема, можливі два варіанти.

Перший варіант: ТМЦ купуються головним офісом і потім передаються до філії (внутрішнє переміщення). Всі договори купівлі-продажу укладаються головним підрозділом. Даний варіант найбільш простий з точки зору організації бухгалтерського обліку та документообігу.

Другий варіант: оформлення угоди й складання первинних документів виробляються безпосередньо філією (в межах повноважень, якими наділений його керівник). Відзначимо, що в цьому випадку виникає необхідність створення у філії власної бухгалтерської служби (або бухгалтера), відповідальної за ведення подібних операцій. Тоді філія може самостійно вести первинний та аналітичний облік таких операцій. Однак формування показників звітності, а також обчислення та сплата всіх податків будуть вестися головним офісом. Тому необхідно забезпечити своєчасне надходження облікових регістрів та підтверджуючих первинних документів з філії в головний бухгалтерію.

На нашу думку, дуже важливо визначити порядок обліку ТМЦ матеріально відповідальними особами та забезпечити контроль головного підрозділу за їх наявністю і рухом. Методичними вказівками з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів 4 (далі – Методичні вказівки) передбачені наступні варіанти організації такого обліку (п. 263, 274-276):

  • заповнення карток обліку матеріалів (форма № М-17 5);
  • ведення книг складського обліку матеріалів;
  • складання місячних матеріальних звітів;
  • автоматизованим способом.

Правда, якщо підрозділ територіально видалено, організація в головному офісі обліку ТМЦ автоматизованим способом може викликати труднощі. У більшості випадків при застосуванні автоматизованого способу на практиці матеріально відповідальні особи лише візують дані оборотних відомостей, складених головний бухгалтерією. Оскільки рух документів між філією і головним підрозділом вимагає тривалого часу, відсутність фактичного складського обліку ТМЦ може призвести до несвоєчасного відображення операцій (неточностей при відображенні подібних операцій) в обліку головного офісу. У даному випадку корисно зобов'язати матеріально відповідальних осіб відокремлених підрозділів вести складський облік ТМЦ в картках, книгах складського обліку або складати матеріальні звіти.

На наш погляд, найбільш оптимально організувати облік ТМЦ шляхом складання місячних матеріальних звітів. По-перше, при даному способі легше організувати контроль складського обліку з боку бухгалтерії та дотримання вимог Методичних вказівок. Адже матеріальний звіт виписується у двох примірниках, один з яких залишається на складі філії у матеріально відповідальної особи, а інший надходить до бухгалтерії головного підрозділу. Відповідно бухгалтеру головного офісу немає необхідності часто виїжджати на склад філії, щоб перевірити картки або книги складського обліку з метою дотримання вимог п. 267 Методичних вказівок.

Крім того, можна розробити форму матеріального звіту, в якій передбачити вказівку конкретного напрямку витрачання ТМЦ, що полегшить відображення бухгалтерією головного офісу відповідних операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Також необхідно визначити порядок та графіки інвентаризації матеріальних цінностей, що знаходяться на складах філії.

Порядок документообігу між головним підрозділом і філією щодо готових виробів і товарів повинен бути аналогічним. Зокрема, в бухгалтерію головного офісу можуть представлятися екземпляри відомостей або виробничих звітів по руху готової продукції або товарних звітів. На практиці можливі два варіанти.

Перший варіант: вся готова продукція передається головному підрозділу, який і реалізує її покупцям. Цей варіант найбільш простий.

Другий варіант: частина продукції реалізується споживачам безпосередньо філією (на підставі договорів, підписаних керівником філії). Даний варіант вимагає посиленого контролю за своєчасним надходженням документів до бухгалтерії головного офісу.

Відзначимо, що при значному обсязі операцій по руху ТМЦ і готової продукції у філії бажано виділити останній на окремий баланс і організувати окремий облік усіх операцій.

Побудова робочого плану рахунків

Щоб забезпечити контроль діяльності філії, визначити її ефективність, а також забезпечити правильність обчислення податків, необхідно вести роздільний аналітичний облік господарських операцій філії. Всі операції підрозділу враховуються на окремих субрахунках робочого плану рахунків, що затверджується додатком до облікової політики організації.

Рішення, чи враховувати на окремих субрахунках матеріальні цінності, що знаходяться у філії, залежить від кількості і номенклатури основних засобів, товарів і матеріалів, а також від характеру проведених підрозділом операцій. Проте відповідно до вимог ст. 384 НК РФ (з метою забезпечення правильного формування бази з податку на майно) вважаємо за потрібне організувати на окремому субрахунку облік об'єктів нерухомості. Нагадаємо, що податок на майно сплачується за місцезнаходженням нерухомого майна незалежно від того, виділено чи філія на окремий баланс.

Також необхідно організувати окремий аналітичний облік (на окремих субрахунках) витрат підрозділу. В обліковій політиці слід передбачити порядок розподілу витрат між головним підрозділом і філією. Зокрема, розподілу підлягають суми витрат, що акумулюються на рахунку 23 «Допоміжні виробництва» (при наданні ділянками допоміжних виробництв послуг на користь філії), а також на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати».

Витрати допоміжних виробництв доцільно розподіляти в звичайному порядку (пропорційно людино-годинах чи мото-годинах роботи, кілометрам пробігу автотранспорту, кількості витраченої енергії тощо). Аналогічно розподіляються і послуги філії, що надаються окремих цехах і ділянках головного підрозділу (за наявності). Для розподілу загальногосподарських витрат обліковою політикою можуть бути передбачені різні підстави: наприклад, пропорційно виручці від реалізації або заробітної плати основних робітників.

Виділення на окремі субрахунки розрахунків з постачальниками, покупцями або іншими дебіторами доцільно, якщо філія має окремий розрахунковий рахунок, з якого ведуться розрахунки. Крім того, виділення має сенс, коли філія уповноважений на вчинення правочинів (укладення договорів) від імені організації.

До рахунками 68 «Розрахунки з податків і зборів» і 69 «Розрахунки по соціальному страхуванню і забезпечення» відкриваються окремі субрахунки другого порядку за видами податків, які перераховуються за місцезнаходженням відокремленого підрозділу: податку на прибуток, ПДФО, податку на майно (в частині нерухомого майна ), транспортного податку (щодо транспортних засобів, зареєстрованих в ГИБДД за місцезнаходженням філії). Якщо ж окремого розрахункового рахунку у філії немає (податки сплачуються з розрахункового рахунку головної організації), то вводити окремі субрахунки не має сенсу.

Щоб виявити ефективність діяльності філії, доцільно вести відокремлений облік виручки від реалізації, отриманої підрозділом, інших доходів і витрат, а також прибутку на окремих субрахунках до рахунків 90 «Дохід", 91 «Інші доходи і витрати», 99 «Прибутки та збитки».

Ведення касових операцій та розрахунки з працівниками

Складнощів в оформленні трудових відносин з працівниками філії, не виділеного на окремий баланс, немає. Керівник філії в межах наданих йому повноважень має право підписувати трудові договори з працівниками.

Разом з тим відповідно до ТК РФ роботодавцем визнається організація в цілому. Відповідно заробітну плату працівникам підрозділу, не виділеного на окремий баланс, нараховує бухгалтерія головного офісу. У силу п. 8 ст. 243 НК РФ ЄСП таким відокремленим підрозділам обчислюється і сплачується за місцезнаходженням головної організації. За місцезнаходженням філії необхідно сплачувати лише податок на доходи фізичних осіб (п. 7 ст. 226 НК РФ). Правда, доведеться вести окремий аналітичний облік виплат з метою формування достовірної бази з ПДФО.

Однак проблема може виникнути при розрахунках з працівниками і ведення касових операцій. Пунктом 3 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації 6 передбачено ведення підприємствами лише однієї касової книги. Для філій ж, віддалених від головного підрозділу, виконання зазначеної вимоги утруднено. При невеликої чисельності співробітників розумним буде організувати видачу заробітної плати з використанням банківських карт.

Більш важко видавати працівникам грошові кошти під звіт на будь-які витрати. Гроші повинні видаватися працівникові філії в бухгалтерії головного підрозділу (за дорученням). Можна влаштувати в підрозділі власну касу, але тоді виникає проблема обліку касових операцій.

1 Форма затверджена Постановою Держкомстату Росії від 21 січня 2003 р. № 7.

2 Форма затверджена Постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71 а.

3 Форма затверджена Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132.

4 Затверджено наказом Мінфіну Росії від 28 грудня 2001 р. № 119н.

5 Форма затверджена Постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71 а.

6 Затверджено Рішенням ради директорів Банку Росії 22 вересня 1993 р. № 40 (лист Банку Росії від 4 жовтня 1993 р. № 18).