Оформимо відрядження

Необхідність відрядження працівників час від часу виникає на кожному підприємстві. Відповідно до законодавства положення про службові відрядження не є обов'язковим документом 1. Положення про відрядження

Ads

Всі відомості про те, як направити працівника у відрядження, які гарантії йому надати, як відобразити витрати на відрядження в податковому та бухгалтерському обліку, можна знайти в наступних документах:

  • Трудовому кодексі;

  • Податковому кодексі;
  • Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затверджене постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749;

– Інструкції Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 7 квітня 1988 р. № 62 «Про службові відрядження в межах СРСР» (далі – Інструкція). Відзначимо, що в даний час Інструкція діє лише в тій частині, яка не суперечить Трудовому кодексу і Положення № 749;

– Роз'яснюють листах Мінфіну Росії;

– Постановах Вищих арбітражних судів.

Чи зручно це? Очевидно, що ні. Набагато простіше користуватися одним документом, в якому зведені воєдино загальні правила і врахована специфіка роботи конкретного підприємства. Для цього можна скласти внутріфірмове положення про службові відрядження (далі – Положення). Такий документ може бути як додатком до колективного договору, так і самостійним нормативним актом.

Кожне підприємство складає Положення з урахуванням особливостей технологічного процесу і орієнтуючись на свої фінансові можливості. Але перелік питань приблизно однаковий для всіх організацій.

Отже, Положення включає:

– Загальні відомості (визначення поняття «відрядження», її терміни, коло осіб, на яких поширюється Положення);

– Порядок направлення у відрядження, звіт про відрядження (документообіг);

– Порядок оплати праці відряджених працівників та інші соціальні гарантії;

– Перелік статей і норми витрат на відрядження, порядок і умови їх визнання з урахуванням правил оподаткування.

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Про це йдеться у ч. 1 ст. 166 Трудового кодексу.

У першому розділі Положення необхідно визначити, хто повинен виконувати встановлені в Положенні норми, а на кого вони не поширюються.

При цьому слід врахувати, що у відрядження можуть бути направлені тільки працівники даного підприємства.

Кого не можна відправити у відрядження. У цьому переліку представлені особи двох категорій: громадяни, з якими у роботодавця відсутні трудові відносини, і працівники, які мають пільги. А саме:

– Виконавці за цивільно-правовими договорами на виконання робіт або надання послуг. Вони не мають трудових відносин з підприємством. Їхні поїздки за завданням замовника не є службовими відрядженнями. Порядок здійснення таких поїздок повинен бути встановлений у цивільно-правовому договорі;

– Працівники в період дії учнівського договору, якщо відрядження не пов'язано з учнівством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

– Вагітні жінки (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

– Працівники у віці до 18 років. Виняток становлять творчі працівники, які беруть участь у створенні (виконанні) творів, у відповідності з переліками робіт, професій, посад таких працівників, які затверджуються Урядом РФ з урахуванням думки тристоронньої комісії з регулювання соціально-трудових відносин (ст. 268 ТК РФ), а також спортсмени (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ) в окремих випадках і порядку, які передбачені трудовим законодавством (колективними договорами, локальними нормативними актами, трудовим договором);

– Працівники з роз'їзним характером роботи (що зафіксовано в трудовому або колективному договорі) в рамках виконання службових обов'язків (ч. 1 ст. 166 ТК РФ);

– Члени ради директорів, якщо з ними у підприємства не укладено трудовий договір. Поїздки членів ради директорів не вважаються службовими відрядженнями;

– Працівники іншого підприємства. Можна направити у відрядження сумісника за домовленістю з його основним роботодавцем (і навпаки).

У відрядження з письмової згоди. Допускається направлення у відрядження наступних працівників з їх письмової згоди і за умови, що це їм не заборонено відповідно до медичного висновку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

– Жінок, які мають дітей віком до трьох років (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

– Матерів і батьків, які виховують без чоловіка (дружини) дітей у віці до п'яти років (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

– Що мають дітей-інвалідів (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

– Здійснюють догляд за хворими членами їх сімей (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Гарантії, що надаються жінкам у зв'язку з материнством, поширюються і на батьків, які виховують дітей без матері, а також на опікунів (піклувальників) неповнолітніх (ст. 264 ТК РФ).

2. Відрядний документообіг

Інструкція встановлює кілька варіантів тривалості відрядження. Як правило, термін відрядження не може перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі (п. 4 Інструкції).

Відрядження співробітників, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт, не повинна перевищувати одного року (п. 4 Інструкції). Не включаються до строку відрядження дні тимчасової непрацездатності (п. 16 Інструкції). Іншими словами, в той день, коли співробітник захворів, відрядження припиняється, її термін поновлюється з моменту одужання працівника.

Визначення термінів відрядження має значення для оподаткування витрат на відрядження. Виконання трудових обов'язків поза місцем постійної роботи після закінчення максимального терміну відрядженням не зізнається. Витрати який поїхав працівника з метою оподаткування не можна розглядати як витрати на відрядження (Лист Мінфіну Росії від 28 березня 2008 р. № 03-03-06/2/30). У період за межами максимального терміну місце відрядження слід розглядати як фактичне місце роботи співробітника. Сам працівник при цьому більше не вважається відрядженим. Це справедливо і щодо закордонних відряджень (Листа Мінфіну Росії від 25 січня 2008 р. № 03-04-06-01/22, 17 грудня 2008 р. № 03-03-06/1/688, а також лист УФНС Росії по м. Москві від 7 липня 2008 р. № 20-12/064123.1).

У Положенні слід встановити, якими документами оформлюються відрядження співробітників, дати посилання на уніфіковані форми або привести зразки неуніфікованих документів. Також необхідно описати порядок документообігу, закріпити певні обов'язки з обробки документів за працівниками різних адміністративних служб підприємства.

Факт відрядження повинен відображатися насамперед у наказі (розпорядженні) про направлення працівника у відрядження. Його форма № Т-9 наведена в Постанові Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної документації з обліку праці та її оплати» (далі – Постанова № 1). Необхідність складання цього документа чиновниками Мінфіну Росії піддавалася сумніву (Лист Мінфіну Росії від 24 жовтня 2006 р. № 03-03-04/2/226). Такі ж висновки містяться і в постанові ФАС Московського округу від 19 грудня 2008 р. № КА-А40/10864-08 у справі № А40-46321/07-20-272. У Листах від 23 травня 2007 р. № 03-03-06/2/89 і від 7 листопада 2007 р. № 03-03-06/2/206 фахівці цього відомства зазначають, що наказ оформляється на розсуд керівника.

Чиновники дане питання розглядають з точки зору обгрунтування витрат на відрядження для обчислення податку на прибуток. Але наказ як розпорядчий документ крім цього виражає волю керівника підприємства і містить формальна підстава для тих чи інших дій працівників. Зокрема, для працівника кадрової служби – вказівку оформити посвідчення про відрядження, для бухгалтерії – видати гроші під звіт, для секретаря – придбати проїзні документи і, нарешті, для самого відрядженого – відправитися в поїздку.

Відрядне завдання. Наказ про відрядження, як правило, доповнює відрядження завдання (форма № Т-10а). Цей документ містить короткий опис доручення, яке належить виконати відрядженому працівникові. Крім того, в ньому передбачено розділ для звіту працівника про виконання доручення. Бланк наведений у Постанові № 1.

Посвідчення про відрядження. Необхідність оформлення посвідчення встановлена в п. 2 Інструкції. Його форма № Т-10 також наведено в Постанові № 1. Цей документ містить інформацію про час перебування працівника у службовому відрядженні. У ньому робляться відмітки про вибуття та прибуття співробітника, на підставі яких згодом можна розрахувати суму добових, уточнити дані табеля обліку робочого часу. Зауважимо, що посвідчення про відрядження можна не виписувати, якщо працівник повертається з відрядження в день від'їзду (Лист Мінфіну Росії від 24 квітня 2008 р. № 03-03-06/2/45). Про це також слід згадати в Положенні.

У Положенні варто обумовити, якими документами будуть оформлені форс-мажорні обставини і події. Наприклад, запізнення, затримки в дорозі. Таким документом може бути довідка з аеропорту про причини запізнення вильоту літака з-за поганих метеорологічних умов або аналогічна довідка від залізничної компанії і т.д. (Лист Мінфіну Росії від 16 листопада 2006 р. № 03-03-04/2/244).

Журнали вибуття, прибуття. Пунктом 6 Інструкції наказано фіксувати факти вибуття у відрядження власних працівників і прибуття співробітників з інших організацій у спеціальних журналах. Їх форми наведені у Додатках 2 і 3 до Інструкції. У бухгалтерському обліку та при оподаткуванні ці документи не грають особливої ролі. Вони можуть бути непрямим доказом самого факту відрядження та джерелами даних про її тривалість і використовуватися для статистичного, управлінського і кадрового обліку. Рішення про ведення або відмову від ведення журналів повинно бути зафіксовано в Положенні.

У Положенні необхідно визначити порядок та терміни подання звітів про відрядження.

Звіт про виконання відрядного завдання. Після повернення з відрядження працівник у першу чергу зобов'язаний доповісти своєму безпосередньому керівнику про виконання або невиконання виробничого завдання (із зазначенням причин). Форма звіту не регламентується нормативними документами з бухгалтерського обліку (за винятком короткої записи у спеціальному полі відрядного завдання). Його зміст визначається виключно технологічними особливостями виробничого процесу і посадовими обов'язками працівника. При невеликий номенклатури посад має сенс у Положенні привести зразок такого звіту для співробітників суміжних професій, у противному випадку – записати, що звіт складається в довільній формі.

Авансовий звіт по витратах. Повернувшись працівник зобов'язаний скласти авансовий звіт за формою № АТ-1, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55. Цей документ є обов'язковим для заповнення. У Положенні слід встановити повноваження щодо заповнення та перевірку окремих розділів авансового звіту, вимоги до прикладеним видаткових документів, порядок видачі перевитрати і повернення невикористаного залишку грошових коштів, виданих під звіт.

Наприклад, в деяких випадках для відшкодування перевитрати від працівника вимагають письмову заяву. Якщо такий порядок практикується, йому необхідно надати нормативну силу шляхом зазначення у Положенні.

В іншому випадку додаткові права виникають у підприємства. Статтею 137 Трудового кодексу передбачено при несвоєчасному поверненні коштів утримання їх із заробітної плати працівника за його письмовою згодою. У Положенні необхідно розробити механізм утримання, його строки, порядок врахування думки працівника, а також затвердити форму документа – підстави для утримання. Як правило, це наказ або розпорядження (Лист Роструда від 9 серпня 2007 р. № 3044-6-0).

Згідно зі ст. 167 Трудового кодексу за відрядженим співробітником зберігаються місце роботи і середній заробіток. Крім того, як і всім іншим працівникам, у разі захворювання відрядженому гарантовано допомога по тимчасовій непрацездатності (ч. 1 ст. 183 ТК РФ).

У Положенні необхідно визначити, чи слід виходити на основне робоче місце в день від'їзду (приїзду), встановити загальні для всіх правила або залишити рішення цього питання в кожному конкретному випадку на розсуд адміністрації.

Згідно з п. 8 Інструкції на відряджених працівників поширюється режим робочого часу і часу відпочинку того підприємства, куди вони відряджені. При цьому норма п. 9 Інструкції наказує сплачувати всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи відрядженого співробітника, в тому числі і дні, проведені в дорозі.

Табель обліку робочого часу відрядженого за формами № Т-12 або № Т-13, затвердженим Постановою № 1, ведеться за основним місцем роботи. З дня вибуття у ньому проставляється буквений код «К». Після повернення з відрядження дані табеля звіряють з відмітками про прибуття і вибуття у посвідченні про відрядження. У разі пред'явлення листка тимчасової непрацездатності в табель вносять виправлення. У Положенні варто зафіксувати норму про обов'язок відрядженого (за наявності у нього такої можливості) повідомляти про настання тимчасової непрацездатності. Зверніть увагу: на роботу за місцем відрядження працівник приходить за місцевим графіком, а оплата праці йому нараховується за графіком основного місця служби.

Окремо слід обумовити порядок оплати вихідних і святкових днів у відрядженні або надання відпочинку, якщо день від'їзду припадає на вихідний. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові дні, їх слід оплачувати так само, як і на постійному робочому місці, з урахуванням вимог ст. 153 Трудового кодексу (п. 8 Інструкції).

Трудове законодавство зобов'язує роботодавця оплатити час роботи у відрядженні в розмірі середнього заробітку, розрахованого згідно з правилами ст. 139 Трудового кодексу та Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922. Саме ця сума може бути визнана у складі витрат на оплату праці, що зменшують оподатковуваний базу з податку на прибуток, на підставі п. 6 ст. 255 Податкового кодексу (Лист Мінфіну Росії від 26 травня 2008 р. № 03-03-06/1/335).

Однак нерідко буває так, що сума середнього заробітку виявляється менше, ніж та сума, яку працівник міг би отримати, не виїжджаючи у відрядження. Тобто він втрачає в оплаті, не маючи права відмовитися від службової поїздки (за винятком тих категорій працівників, які перераховані вище).

При наявності фінансових можливостей в Положенні може бути визначений особливий порядок оплати праці відряджених працівників:

– Встановлена доплата різниці між сумою окладу і сумою середнього заробітку;

– Введено відрізняється від визначеного трудовим законодавством порядок розрахунку середнього заробітку (наприклад, з більш широким переліком враховуються виплат);

– Збережена оплата праці за окладом і ін

Сума перевищення оплати праці відрядженого працівника над сумою гарантованого трудовим законодавством середнього заробітку не зменшує податок на прибуток. При цьому на підставі п. 3 ст. 236 Податкового кодексу вона не обкладається ЕСН, і, відповідно, згідно з п. 2 ст. 10 Федерального закону від 15.12.2001 № 167-ФЗ на неї не потрібно нараховувати внески на пенсійне страхування. А от внески на страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань нарахувати доведеться. Такого роду перевищення не пойменований в Переліку виплат, на які не нараховуються страхові внески до Фонду соціального страхування Російської Федерації, затвердженому Постановою Уряду РФ від 07.07.1999 № 765.

У разі хвороби відрядженому працівникові в загальному порядку виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Тимчасова непрацездатність працівника повинна бути документально підтверджена.

Заробітну плату відрядженому працівникові виплачує його роботодавець. При цьому він повинен дотримуватися вимог ст. 136 Трудового кодексу, у тому числі про виплату заробітної плати не рідше ніж один раз на півмісяця. Пункт 9 Інструкції зобов'язує роботодавця за свій рахунок організувати її видачу відрядженому працівникові, наприклад поштовим переказом, на банківську картку або іншим способом. Порядок слід зафіксувати в Положенні.

3. Витрати на відрядження

Відповідно до ч. 1 ст. 168 Трудового кодексу в разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику:

– Витрати на проїзд;

– Витрати по найму житлового приміщення;

– Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);

– Інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Відповідно до п. 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. № 34н "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації», документування фактів господарської діяльності , ведення регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності здійснюються тільки російською мовою. Тому всі первинні облікові документи (у тому числі підтверджують витрати на відрядження), складені на інших мовах, повинні мати порядковий переклад на російську. Причому такий переклад може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцями самої організації (Листи УФНС Росії по м. Москві від 26 травня 2008 р. № 20-12/050126, УФНС Росії по м. Москві від 9 жовтня 2006 р. № 20 -12/89132.1).

При цьому конкретний порядок і розміри витрат, що відшкодовуються визначаються колективним договором або локальним нормативним актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Для встановлення внутрішніх норм і правил визнання витрат на відрядження розглянемо вимоги податкового законодавства, які пред'являються до відповідних статей.

Витрати на проїзд включають кілька видів витрат. Це витрати на оплату власне транспортної послуги та на оплату послуг, пов'язаних з поїздкою: страхування, оформлення та зберігання багажу, користування VIP-залом, сервісні збори та ін

Витрати на оплату транспортної послуги

ПДФО. Витрати на проїзд відшкодовуються відрядженому працівникові у розмірі його фактичних витрат. Фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад, витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок не підлягають оподаткуванню ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ). Ця ж норма застосовна і щодо сум, витрачених працівником на таксі при направлення його у відрядження. Вони відносяться до компенсаційних виплат. Справа в тому, що ст. 217 Податкового кодексу не містить обмежень щодо засобів транспорту, що використовуються працівником для проїзду до місця призначення і назад, а також для проїзду в аеропорт або на вокзал (Лист Мінфіну Росії від 5 червня 2006 р. № 03-05-01-04/148 , а також Лист УФНС Росії по м. Москві від 19 грудня 2007 р. № 28-11/121388.1, постанова ФАС Північно-Західного округу від 15 грудня 2008 р. № А05-2964/2008.

ЕСН і ОПС. При оплаті витрат на відрядження не підлягають оподаткуванню всі фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад, витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). У тому числі це стосується і компенсації документально підтверджених витрат на проїзд в таксі від аеропорту до місця призначення. Вона також не обкладається ЕСН (Лист Мінфіну Росії від 26 січня 2005 р. № 03-03-01-04/2/15).

Внески на травматизм. У перелік виплат, на які не треба нараховувати страхові внески, входять суми, що виплачуються працівникам як відшкодування витрат, і інші компенсації у межах норм, встановлених законодавством (п. 10 Постанови Уряду РФ від 7 липня 1999 р. № 765 «Про перелік виплат, на які не нараховуються страхові внески до Фонду соціального страхування Російської Федерації »). Витрати на проїзд не є нормованими. Вони не обкладаються внесками на травматизм в повній сумі, підтвердженої виправдувальними документами.

Податок на прибуток. Оплата проїзду працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи відноситься до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Положення гол. 25 Податкового кодексу не містять обмежень розміру відшкодовуються сум оплати проїзду співробітника. Витрати можна прийняти в повній сумі фактично вироблених витрат за наявності виправдувальних документів, що підтверджують оплату транспортної послуги. Ось про них-то і варто згадати в Положенні.

Застосування як виправдувального документа електронного квитка вимагає дотримання деяких правил, з якими працівники повинні бути ознайомлені заздалегідь.

Наказом Мінтрансу Росії від 8 листопада 2006 р. № 134 встановлено форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції в цивільній авіації. Мінфін Росії роз'яснив, що якщо квиток придбаний в бездокументарній формі (електронний квиток), то виправдувальними документами є роздруківка електронного документа (авіаквитка) на паперовому носії та посадковий талон (Лист Мінфіну Росії від 10 лютого 2009 р. № 03-03-05/20 ). До речі, в деяких роз'ясненнях чиновників фігурує як підтверджуючий документ ще й документ про оплату квитка (Лист Мінфіну Росії від 27 серпня 2007 р. № 03-03-06/1/596). У Листі від 7 вересня 2007 р. № 03-03-06/1/649 фахівці Мінфіну Росії визнали правомірність обох позицій, при цьому зазначивши, що в роздруківці електронного квитка або посадкового талона все ж таки повинні міститися такі відомості, як прізвище пасажира, маршрут , вартість квитка, дата польоту. У Положенні слід встановити, хто оформляє електронний квиток (відряджаються працівник або, наприклад, секретар), які його обов'язки і які документи він повинен подати до бухгалтерії підприємства.

У п. 12 Інструкції говориться, що відрядженому працівникові оплачується проїзд на транспорті загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту. На цій підставі чиновники головного фінансового відомства один час дотримувалися думки, що витрати на оплату послуг таксі не можуть зменшувати оподатковуваний базу з податку на прибуток (Лист Мінфіну Росії від 26 січня 2005 р. № 03-03-01-04/2/15) . Проте в даний час їх позиція змінилася. Зокрема, в Листах Мінфіну Росії від 22 травня 2007 р. № 03-03-06/2/82 і від 13 квітня 2007 р. № 03-03-06/4/48 йдеться, що витрати працівника на проїзд у таксі до аеропорту можуть бути включені до складу інших витрат, що зменшують оподатковуваний базу з податку на прибуток, за умови підтвердження їх економічної доцільності. У цьому випадку обов'язок перевірки економічної обгрунтованості зроблених платником податку витрат на поїздку у таксі покладено на податкові органи (Лист Мінфіну Росії від 19 грудня 2007 р. № 03-03-06/4/880).

УСН. Платник податків, який застосовує спрощену систему оподаткування, має право зменшити отримані доходи на витрати, пов'язані з проїздом працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Витрати на додаткові послуги перевізника

При складанні проекту Положення окремо слід встановити порядок визнання витрат на додаткові послуги перевізника і дій відрядженого працівника у зв'язку з пропозицією ними скористатися.

Страхування життя. На практиці часто виникають витрати зі страхування життя співробітників, направлених у відрядження.

Наприклад, сума страхового внеску включається до вартості проїзного документа. У цьому випадку витрати по обов'язковому страхуванню життя працівників, які направляються у відрядження, можна врахувати в складі інших витрат організації, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, за наявності підтверджуючих документів. Разом з тим добровільне страхування пасажирів від нещасних випадків, оформлене окремим страховим полісом, що є додатком до квитка, не зменшує базу оподаткування по податку на прибуток (Лист Мінфіну Росії від 10 травня 2006 р. № 03-03-04/2/138).

Сервісні збори. Як правило, у вартість квитків вже включені різні додаткові послуги (сервісні збори, плата за користування постільними речами). У Листі Мінфіну Росії від 21.11.2007 № 03-03-06/1/823 йдеться, що раз сума сервісних зборів формує вартість послуги по проїзду, то для цілей оподаткування прибутку ціну квитка можна врахувати повністю.

VIP-зали. Мінфін Росії в Листах від 06.09.2007 № 03-05-06-01/99 і від 28.12.2006 № 03-05-01-04/346 зазначив, що витрати з оплати організацією послуг залів для офіційних осіб не відносяться до витрат на відрядження. Тому витрати організації з оплати послуг VIP-залів слід розглядати як дохід, що підлягає обкладенню ПДФО. У свою чергу, арбітри вважають, що на такі витрати не треба нараховувати ПДФО (Постанови ФАС Східно-Сибірського округу від 04.03.2008 № А33-12597/07-Ф02-598/08 і ФАС Поволзької округу від 24.04.2007 № А55-4391 / 2006-10). Зауважимо, що оплата послуг залів офіційних осіб і делегацій окремим категоріям цивільних службовців, які мають право користуватися ними відповідно до законодавства, однозначно має компенсаційний характер (Листа Мінфіну Росії від 29.03.2007 № 03-04-08-02/11 і від 06.03 .2008 № 03-04-06-02/25).

З урахуванням викладених вимог та фінансового стану підприємства в Положенні необхідно встановити правила визнання витрат на проїзд відряджених працівників. А саме:

– Порядок оплати послуг по проїзду відряджених працівників (централізовано за безготівковим розрахунком або самим відрядженим з готівкових грошей, виданих під звіт) з розгорнутим переліком співробітників різних служб адміністративного апарату підприємства;

– Максимально допустимий рівень комфортабельності проїзду (чи дозволяється відрядженим працівникам користуватися послугами таксі, VIP-залів, у яких випадках і яким категоріям працівників). Можливо, для працівників різних категорій він буде неоднаковий (бізнес, економ, VIP, послуги таксі, прокату);

– Норми витрат на оплату додаткових послуг перевізників, що відшкодовуються підприємством;

– Вимоги до первинних документів, що підтверджують витрати на проїзд і додаткові послуги по проїзду.