Коли податківці неодмінно зажадають утримати ПДФО з підзвітної суми

За загальним правилом ПДФО з підзвітних сум утримувати не треба. Підзвітні гроші не можна розглядати як дохід співробітника. Оскільки видані вони лише на час і з умовою подання звіту про їх використання – пункт 11 Порядку ведення касових операцій у РФ, затвердженого рішенням ради директорів ЦБ РФ від 22 вересня 1993 р. № 40. А як бути, якщо працівник не подає звіт або звітує з помилками? Чи виникає в цих випадках обов'язок у бухгалтера утримати ПДФО з виданих сум? НІ ЗВІТУ. Якщо співробітник не відзвітував в строк, то право власності на видані гроші до нього не переходить.

Ads

Якщо працівнику видали гроші під звіт, то він повинен відзвітувати за ними у встановлені терміни. Конкретний термін для звіту кожна компанія встановлює самостійно і закріплює його наказом керівника. У загальному випадку подотчетнік зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів після закінчення затвердженого терміну, на який видаються гроші, пред'явити звіт за витрачену суму – пункт 11 Порядку ведення касових операцій у РФ, затвердженого рішенням ради директорів ЦБ РФ від 22 вересня 1993 р. № 40. Зверніть увагу: якщо термін, на який видаються гроші, в організації не встановлено, то всі розрахунки за підзвітними сумами повинні бути вироблені в межах одного робочого дня – лист ФНС Росії від 24 січня 2005 р. № 04-1-02/704.

Отже, з термінами ми розібралися, тепер розглянемо, які проблеми виникають у організацій. Якщо при перевірці податківці виявлять, що співробітнику видані гроші і він за ними у встановлений термін не відзвітував, то будьте впевнені, що інспектори зажадають утримати ПДФО з виданих під звіт сум. На думку чиновників, такі суми вже не можна вважати підзвітними. Вони є не чим іншим, як доходом працівника, тому з них компанія, як податковий агент зобов'язана утримати ПДФО.

Слід зазначити, що позицію податківців поділяють і деякі арбітри. Так, наприклад, у постановах ФАС Північно-Західного округу від 4 червня 2007 р. № Ф04-3478/2007 (34785-А46-43), ФАС Західно-Сибірського округу від 14 листопада 2005 р. № Ф04-8038/2005 (16759 -А27-25) судді підтримали інспекторів та визнали їх право збільшити податкову базу з ПДФО на підзвітні суми, за якими працівники не відзвітували в строк.

Разом з тим з даного питання існує й інша думка. Якщо подотчетнік не звітує в строк за виданими коштів і не повертає гроші в касу, то це свідчить лише про порушення Порядку ведення касових операцій. До слова скажу, що ніякої відповідальності за таке порушення законодавством не передбачено. Проте це порушення ніякого відношення до податків не має. Видані працівнику гроші як були підзвітними, так ними і залишаються. Право власності на видані організацією гроші до співробітника не переходить навіть у тому випадку, якщо працівник вчасно не звітує за виданими йому грошей. Таким чином, підзвітні суми доходом працівника не стають, а значить, і обов'язку утримувати з них ПДФО у компанії не виникає. Правомірність такого підходу підтверджують і судді. (Постанови ФАС Північно-Західного округу від 7 листопада 2008 р № А66-4549/2007, ФАС Уральського округу від 20 лютого 2008 р № Ф09-516/08-С2, ФАС Північно-Кавказького округу від 11 грудня 2006 р № Ф08-5708 / 2006-2386А)

Як бачите, питання досить спірне. Тому кожній компанії доведеться самостійно вирішувати, який варіант їй вибрати. Вона може не утримувати ПДФО із сум, за якими співробітники не відзвітували в строк, але такий підхід напевно викличе претензії з боку перевіряючих. Як ми з'ясували, шанс відстояти правомірність такого підходу існує. Але, на жаль, в окремих випадках зробити це можна буде тільки в суді.

На закінчення зазначу ще один важливий момент. Існує думка, що якщо неповернені працівником в строк підзвітні суми компанія вирішить списати за рахунок своїх власних коштів, то таким рішенням вона однозначно визнає раніше видані гроші доходом працівника. Це означає, що уникнути донарахування ПДФО точно не вдасться. Тому в більшості випадків, коли компанії списують завислі підзвітні суми, вони вважають за краще не ризикувати і утримують ПДФО з працівників. Не можу не відзначити, що навіть в подібній ситуації в компаній є можливість ПДФО не нараховувати. Таку можливість підтвердили і судді в постанові ФАС Волго-Вятського округу від 12 листопада 2008 р. № А43-3598/2008-6-65. Вони розглянули справу, суть якого зводилася до того, що працівник не повернув підзвітні суми, термін позовної давності на їх стягнення закінчився, і компанія списала гроші за рахунок власних коштів. На думку арбітрів, навіть у цьому випадку раніше видана співробітнику сума не визнається його доходом, оскільки існує ймовірність, що працівник добровільно поверне ці гроші згодом.

- Наш працівник теж не відзвітував за досить великої суми. А хіба ми не можемо утримати гроші з його зарплати?

– У тому-то й проблема, що утримувати завислі підзвітні суми з зарплати в односторонньому порядку компанія не може. Необхідно отримати письмову згоду співробітника. Якщо його немає, то стягнути підзвітну суму можна тільки через суд – статті 137, 248 Трудового кодексу РФ, лист Роструда від 9 серпня 2007 р. № 3044-6-0. Зрозуміло, що далеко не всі компанії поспішають судитися, у результаті підзвітні суми зависають. Згадують про них тільки під час перевірки, коли податківці починають пред'являти претензії і донараховувати ПДФО. Зверніть увагу: якщо співробітник все-таки дав письмову згоду на утримання заборгованості з підзвіт, то сума, яку бухгалтер зможе утримати за місяць не повинна перевищувати 20 відсотків від його заробітку – стаття 138 Трудового кодексу РФ.

ДОКУМЕНТ З ПОМИЛКАМИ. Недоліки у «первинці» не спростовують сам факт покупки.

Йдемо далі і розглянемо наступну ситуацію. Працівник відзвітував у термін за видані гроші, але виправдувальні документи, якими він підтвердив свої витрати, оформлені з порушеннями, наприклад в товарному чеку відсутня печатка продавця або дата виписки. Якщо при перевірці податківці виявлять такі дефектні документи, то вони тут же зажадають утримати ПДФО з підзвітних сум, які були підтверджені цими документами. Аргументація така: у пункті 11 Порядку ведення касових операцій сказано, що подотчетнік зобов'язані пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми. При цьому слід пам'ятати, що підставою для записів в бухгалтерських регістрах є первинні документи, до яких пред'являється ряд обов'язкових вимог, зокрема наявність найменування документа, змісту господарської операції, її вимірників у натуральному і грошовому вираженні і т. п. (Пункт 13 Положення по ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р № 34н)

Якщо «первинка» не відповідає одному з обов'язкових вимог, то вважати витрати співробітника підтвердженими не можна. Виходить, що працівник за видані гроші не відзвітувався. Як ми вже з'ясували, податківці при відсутності звіту за підзвіт всю видану працівникові суму визнають його доходом і вимагають донарахувати ПДФО.

Підводимо підсумок: якщо виправдувальні документи, представлені співробітником, оформлені з порушенням, то підзвітні суми також слід включити до податкової бази працівника з ПДФО і утримати відповідний податок. Саме такий підхід відображений у листі УФНС Росії по м. Москві від 12 жовтня 2007 р. № 28-11/097861 та ін Підтримують його і окремі суди. (Постанови ФАС Уральського округу від 19 грудня 2008 р № Ф09-9428/08-С2, від 2 травня 2006 р № Ф09-2757/06-С2)

Тим не менш і в цій ситуації підхід чиновників можна оскаржити. Справа в тому, що документ, нехай навіть і оформлений з помилками, не спростовує самого факту здійснення покупки. Навпаки, він свідчить про те, що співробітник дійсно поніс витрати. Тому ніяких підстав вважати гроші, видані працівникові під звіт, його доходом немає, адже фактично він їх витратив. А раз співробітник доходу не отримав, то немає підстав та утримувати з нього ПДФО. Варто відзначити, що саме такої позиції дотримуються більшість суддів. Про це свідчать численні постанови, в яких арбітри прийняли рішення на користь компаній, а не податківців. (Постанови ФАС Московського округу від 19 серпня 2008 р № КА-А40/7413-08, ФАС Північно-Кавказького округу від 22 жовтня 2008 р № Ф08-6326/2008, ФАС Волго-Вятського округу від 12 листопада 2008 р № А43-3598 / 2008-6-65, ФАС Поволзької округу від 4 грудня 2008 року № А55-4566/08, від 17 червня 2008 р № А55-42/08 та ін)

Як бачите, реальних підстав утримувати ПДФО з працівника у разі виявлення помилок в підтверджуючих документах немає. Однак такий підхід може викликати претензії з боку перевіряючих. Щоб уникнути конфлікту, ретельно перевіряйте «первинку» від подотчетнік і в разі потреби за гарячими слідами вимагайте виправити недоліки в документах.

Недійсних документів. На думку податківців, купівля товару в незареєстрованої організації – це ще один привід донарахувати ПДФО.

А як бути компанії, якщо її співробітник повністю відзвітував за виданою сумі, але при перевірці з'ясувалося, що підтверджують документи, представлені співробітником, фальшиві? Наприклад, інспектор пробив по базі ІПН продавця з товарного і касового чеків і з'ясував, що організації з таким ідентифікаційним номером у природі не існує.

Відразу скажу, що податківці в таких ситуаціях непохитні. З'ясовувати, звідки саме з'явилася фальшивка, вони не будуть. Для перевіряючих не важливо, сам працівник ініціював оформлення фальшивого документа або вина за появу такого документа повністю лежить на несумлінне продавця. Якщо інспектори встановлять, що товар куплений працівником у компанії, не зареєстрованої в ЕГРЮЛ, то вони тут же донарахують ПДФО на підзвітну суму. Тому оскаржити рішення перевіряючих і уникнути донарахувань податку організація зможе тільки в одному випадку – якщо опротестує рішення інспекції в суді.

Слід зазначити, що і звернення до арбітражу не завжди гарантує перемогу компанії. Справа в тому, що в судовій практиці є приклади рішень, в яких арбітри підтримали інспекцію. Вони підтвердили думку про те, що купівля товару в незареєстрованої компанії свідчить про отримання співробітником доходу. З цього доходу компанія зобов'язана утримати ПДФО. (Постанови ФАС Уральського округу від 19 грудня 2008 р № Ф09-9428/08-С2, ФАС Поволзької округу від 21 серпня 2008 р № А49-813/08)

Разом з тим приведу ряд постанов, в яких судді, навпаки, стали на бік компаній. До речі, таких позитивних для організацій рішень набагато більше. Так, наприклад, у постанові Президії ВАС РФ від 3 лютого 2009 р. № 11714/08 арбітри відхилили претензії податківців. Вони вказали, що достовірність документів, які підтверджують витрати співробітника, кожна організація визначає самостійно. Якщо авансовий звіт був прийнятий до обліку, а куплений співробітником товар оприбутковано, то підстав донараховувати працівнику ПДФО немає навіть у тому випадку, якщо надалі з'ясується, що товар був придбаний у незареєстрованої організації. Аналогічний підхід у постановах ФАС Поволзької округу від 7 жовтня 2008 р. № А55-18063/2007, ФАС Північно-Кавказького округу від 12 березня 2008 р. № Ф08-1022/08-382А, від 17 січня 2008 р. № Ф08-8930 / 07-3350А та ін

Як бачите, сумнівні чеки і квитанції можуть стати ще однією причиною для суперечки з інспектором з приводу утримання ПДФО з підзвітних сум. Повністю захистити себе від подібних конфліктів можна тільки в одному випадку – якщо організація всі покупки через подотчетнік зведе нанівець. Як ви розумієте, для більшості компаній відмова від таких покупок не дуже зручний, а часом і зовсім неможливий. Тому, щоб уникнути конфліктів з податківцями буде незайвим порекомендувати своїм співробітникам купувати товари для організації тільки у перевірених і благонадійних постачальників. Така обережність якщо і не позбавить від спірних ситуацій, то хоча б зведе їх виникнення до мінімуму.

Якщо ж спору уникнути не вдасться і перевіряючі виявлять чеки, оформлені від імені незареєстрованої компанії, то організації доведеться прийняти рішення самостійно. Або на вимогу податківців утримати ПДФО і перерахувати свої витрати, або готуватися захищати свої інтереси в суді.

Рекомендація лектора.

Помилка в авансовому звіті не привід донарахувати ПДФО співробітнику

Іноді податківці намагаються донарахувати ПДФО навіть у тому випадку, якщо документи, додані до авансового звіту, вірні, а от сам авансовий звіт оформлений з недоліками, наприклад не затверджений директором компанії. Відразу скажу, що жоден суд у такій ситуації податківців не підтримає. Адже співробітник в такому випадку всі свої зобов'язання виконав: витратив кошти за завданням керівника і представив документи, що підтверджують правомірність цих витрат. Тому в даній ситуації і мови бути не може про донарахування ПДФО співробітнику, адже ніякого доходу він не отримував. Аналогічний підхід – в постановах ФАС Московського округу від 24 червня 2009 р. № КА-А40/4694-09, ФАС Північно-Кавказького округу від 9 вересня 2008 р. № Ф08-5354/2008.

Рекомендація лектора.

Збільште термін видачі підзвітних сум

Зверніть увагу, що наказом керівника може бути встановлений абсолютно будь-який термін, на який організація видає гроші під звіт своїм працівникам. Зазвичай компанії встановлюють це термін у 1-3 дні. Однак він може бути і значно більше, наприклад, 60 або 90 днів. Такий збільшений термін видачі грошей під звіт дозволить уникнути і претензії податківців, і порушення касової дисципліни. Погодьтеся, збільшений період для звіту зведе до мінімуму ситуації, коли співробітники не встигають з тих чи інших причин відзвітувати в строк.