Інвентаризація: розкласти по поличках, відобразити по рядках

Є неписане правило: якщо інвентаризація без відхилень – вона пройшла неефективно; невідповідності виявлені – компанія неважливо веде облік. Здається, позитивного результату чекати нізвідки. Але десь між бухгалтерськими та реальними цифрами ховається істина … Згадайте, як зазвичай ви проводите генеральне прибирання у себе вдома. Спочатку вичищається кожен куточок, будь-якої дрібниці знаходиться своє чітко відведене місце. День наближається до завершення, і сили покидають вас разом зі зникаючим за горизонтом сонцем. І ось ті речі і предмети побуту, до яких не встигла дотягнутися хазяйська рука, чарівним чином розподіляються в «засіки» коридорів і кімнат. Проходить час – щось втрачається в глибинах стелажів, а що-то раніше дуже потрібне несподівано знаходиться. Аналогічний процес, тільки в більш глобальних масштабах, щорічно (а то й частіше) відбувається в кожній компанії. Ось тільки при інвентаризації співробітникам допомагають зорієнтуватися акти, описи, інвентарні картки або інші документи. Але все одно ні-ні та й загубиться на складі пара офісних стільців, а то й партія готової продукції. Можливий, звичайно, і інший варіант – містично знайдені ТМЦ, що вимагають негайного обліку та використання. Виникаючі невідповідності часто заважають адекватній оцінці господарської діяльності підприємства. Нерідко реальний стан справ виявляється неприємним сюрпризом як для бухгалтерської служби, так і для керівника підприємства. В ідеалі директор підприємства повинен приймати рішення, грунтуючись на представленої йому достовірної інформації про діяльність організації. А актуальності даних домогтися можна тільки шляхом грамотної та ефективної інвентаризації.

Ads

Ви теж у списках!

Згідно зі статтею 12 Закону «Про бухгалтерський облік» (Закон від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ), організація зобов'язана проводити інвентаризацію в наступних випадках:

• при передачі майна в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

• перед складанням річної бухгалтерської звітності;

• при зміні матеріально відповідальних осіб;

• при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;

• в разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

• при реорганізації або ліквідації організації;

• в інших випадках, передбачених законодавством.

З матеріалів справи
Перелік майна, що не підлягає амортизації, та Перелік основних засобів, які виключаються зі складу майна, що амортизується, передбачені пунктами 2 і 3 статті 256 Податкового кодексу. Дані переліки є вичерпними і не містять вказівки на майно, виявлене за результатами інвентаризації.

Крім того, податковим законодавством не передбачено, що майно, виявлене за результатами інвентаризації, відноситься до безоплатно отриманого і в його ставленні амортизаційні відрахування не нараховують і не враховують у складі витрат з метою сплати податку на прибуток (постанова ФАС Уральського округу від 13 серпня 2009 р. № Ф09-5794/09-СЗ; у справі № А60 -2521/2009-С8).

Як видно, уникнути цієї процедури практично неможливо. Про це говорить у особливо останній, 12-й пункт статті. Крім того, інвентаризація може проводитися і в добровільному порядку за розпорядженням керівника компанії. Наприклад, якщо змінюється власник, новий «хазяїн» може перевірити наявність майна підприємства та його облік.

Якщо керівник зважився на проведення добровільних інвентаризацій, йому необхідно визначити їх кількість у звітному році, дати заходів, перелік перевіряється майна і фінансових зобов'язань при кожній з них (подп. 2.1. П. 2 Методичних вказівках щодо інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затв. Наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. № 49 – далі Методичних вказівок).

Інвентаризація може проводитися не тільки по підприємству в цілому, але і за його підрозділам. Крім того, вона може бути як повною, так і частковою. У першому випадку перевіряються всі активи та зобов'язання (зазвичай це відбувається в кінці фінансового року, перед складанням річної звітності). У другому – ревізія може проводитися за будь-якої статті активу і пасиву в балансі (наприклад, інвентаризація готівки в касі).

Якщо компанія не впевнена в своїх силах або бажає залучити неупереджених і кваліфікованих фахівців, то вона може скористатися послугами сторонніх фірм для проведення інвентаризації. Але, залучаючи додаткові ресурси, будьте готові до пильній увазі податківців – зроблені видатки (як, втім, всі витрати на консультаційні та подібні їм послуги) фіскальні органи «не люблять» визнавати економічно обгрунтованими. Тому запасайтеся вірно оформленими документами, що підтверджують необхідність понесених витрат. Важливо, щоб причина, по якій бухгалтерія самостійно не змогла провести інвентаризацію, виглядала переконливо для інспекторів і була підкріплена письмовими поясненнями або економічними розрахунками.

Корпоративний «суботник»

Порядок і строки проведення інвентаризації встановлені в Методичних вказівках. Так, процес інвентаризації можна розділити на кілька етапів.

1. Готуємо платформу і потрібних людей. Перш ніж розпочати перевірку майна, наказом керівника створюється інвентаризаційна комісія, до складу якої включаються представники топ-менеджменту організації, працівники бухгалтерської служби, а також в неї можуть входити фахівці відділу внутрішнього аудиту або незалежних аудиторських організацій. Якщо хоча б один з членів комісії пропустив захід, то на цій підставі результати інвентаризації можна визнати недійсними.

До початку перевірки комісія повинна отримати останні на момент інвентаризації прибуткові і витратні документи або звіти про рух матеріальних цінностей та грошових коштів.

Голова комісії візує всі прибуткові і витратні документи, прикладені до звітів з вказівкою «до інвентаризації на дату …», що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків майна за обліковими даними до початку ревізії.

2. Вимірюємо, зважуємо, порівнюємо. Отже, інвентаризація набирає обертів. На керівника організації лягає обов'язок забезпечити повну і точну перевірку фактичної наявності майна у встановлені терміни (забезпечити робочою силою для переважування і переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними та контрольними приладами, мірною тарою).

Фактична наявність майна визначають шляхом обов'язкового підрахунку, зважування або обміру. За матеріалами і товарах, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) частини цих цінностей. Визначення ваги (або об'єму) навалочних матеріалів допускається проводити на підставі обмірів і технічних розрахунків.

При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості відважувань ведуть роздільно один з членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа. У кінці робочого дня (або після закінчення переважування) дані цих відомостей звіряють і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості відважувань докладають до опису.

Якщо інвентаризація майна проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді інвентаризаційної комісії повинні опечатуватися. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій опису повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

3. Фіксуємо результати. Відомості про фактичну наявність майна і реальності врахованих фінансових зобов'язань записуються до інвентаризаційних описів чи акти інвентаризації не менш ніж у двох примірниках.

У описах вказують найменування перевіряються цінностей та об'єктів, їх кількість за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в обліку. На кожній сторінці опису прописом вказують число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т. д.) ці цінності показані. Не допускається залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. Крім того, на тих же останніх сторінках повинна бути зроблена відмітка про перевірку цін, таксуванні і підрахунку підсумків. Документ візується підписами осіб, які проводили цю перевірку.

Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. Крім того, фіксується відсутність будь-яких претензій до членів комісії, та перелічених в описі майно, нарешті, приймається на відповідальне зберігання. Відзначимо, що на майно, орендоване чи отримане на переробку, яке знаходиться на відповідальному зберіганні, складаються окремі описи.

Прийняли у розхід і довели
ИФНС Росії № 9 по Москві донарахувала ЗАТ «Манометр» податок на прибуток, так як порахувала, що компанією неправомірно включена сума витрат за договором з ТОВ НВФ «Інком-Прайс» на надання послуг з інвентаризації майна та оцінку ринкової вартості основних засобів до складу витрат з податку на прибуток.

У постанові від 15 липня 2009 р. № КА-А40/6230-09 Арбітражний суд Московського округу в свою чергу визнав, що витрати на послуги з проведення інвентаризації відносяться до інших витрат з податку на прибуток згідно з підпунктом 49 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу.

ЗАТ «Манометр» відстояло свою позицію, довівши, що при проведенні інвентаризації були необхідні спеціальні знання у цій галузі.

Буває, що матеріально відповідальні особи після інвентаризації несподівано виявляють помилки в описах. У такому випадку важливо негайно (до відкриття складу, комори, секції і т. п.) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія, у свою чергу, здійснить перевірку зазначених фактів і, якщо вони підтвердяться, зробить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку.

Щоб праці комісії та інших брали участь співробітників не пройшли даром, важливо грамотно і достовірно оформити результати. Для цього існують форми первинної облікової документації з інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (див. Додатки до Методичних вказівок). Результати мають бути відображені в обліку і звітності того місяця, коли процедура була закінчена, а по річної інвентаризації – в річному бухгалтерському звіті.

Дбайливий керівник може провести додаткові контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації вже після її закінчення. Але тоді до відкриття складу, комори або іншого об'єкта, де вона проводилася, доведеться знову залучити членів комісії і матеріально відповідальних осіб. Результати правильності проведення такого серйозного заходу оформляються актом і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій.

Результати кожної проведеної перевірки підшиваються в папку «Інвентаризація» і зберігаються не менше п'яти років.

Коли розбіжності мають право на існування?

Виявлені при інвентаризації розбіжності відображаються на рахунках бухгалтерського обліку. Якщо був «знайдений» надлишок майна, то він оприбутковується, а відповідна сума зараховується на фінансові результати організації. Причому те майно, яке потрапляє під визначення амортизується кошти, сміливо можете амортизувати.

Залежно від причини, що викликала невідповідність фактичних даних і даних бухгалтерського обліку, необхідно здійснити такі заходи:

1. Забезпечити суворий контроль за дотриманням процедур зберігання ТМЦ і грошових коштів.

2. Забезпечити дотримання графіка документообігу на підприємстві.

3. Забезпечити розмежування доступу до системи бухгалтерського обліку осіб залежно від їх посадових обов'язків.

Незважаючи на можливі сперечання з боку податкових органів, судова практика впевнено схиляється у бік платника податків. Дана позиція підкріплена також Законом від

26 листопада 2008 № 224-ФЗ і листами Мінфіну Росії (наприклад, від 13 березня 2009 р. № 03-03-06/1/136).

Якщо ж виявлено недостачу майна або його псування, то в межах норм природних втрат такі суми відносяться на витрати виробництва або обігу. Виявлені нестачі списуються на рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Те, що загубилось або зіпсувався на суми, що перевищують норму, відноситься на рахунки винних осіб.

Причинами невідповідності даних можуть служити:

• «людський» чинник – помилки, недбалість при веденні бухгалтерського обліку, несвоєчасне проведення операцій і оформлення документів;

• технічний чинник – збої в роботі програми бухгалтерського обліку (зустрічається рідко);

• відсутність суворого контролю за дотриманням процедур зберігання ТМЦ і грошових коштів.

Якщо за результатами інвентаризації відхилення даних бухгалтерського обліку від реального стану справ не виявлено, то це може означати, що інвентаризація була проведена неефективно. Адже в житті завжди є як факти недбалого ведення бухгалтерського обліку, так і факти, які в обліку не відображалися (розкрадання, пересортиця, псування цінностей).

Якщо виявлені великі відхилення, то бухгалтеру і керівнику варто задуматися про систему побудови внутрішнього контролю на підприємстві. У першу чергу потрібно визначити причини таких відхилень і призначити відповідальних і винних осіб.

Винних караємо рублем

За фактами освіти надлишків або нестач ТМЦ в будь-якому випадку необхідно отримати пояснення від матеріально відповідальних осіб. Якщо прийнято рішення про стягнення шкоди з винних співробітників в недостачі або псування, то робиться відповідний запис в особовій картці працівника. Утримання коштів із зарплати відбувається за дебетом рахунка 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», або відкривається рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» субрахунок 73.2 «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку».

Якщо в ході інвентаризації відбувається зміна матеріально відповідальних осіб, в інвентарному описі прийняв майно співробітник розписується в одержанні, а здав – у здачі цього майна.

Якщо ж винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них грошових коштів, то збитки від недостачі майна і його псування списуються на фінансові результати організації, а у бюджетній організації – на зменшення фінансування (фондів).