Експрес-метод адаптації

Приходячи на роботу в нову організацію, головний бухгалтер стикається з цілим комплексом проблем. Ми не будемо розглядати питання прийому-передачі справ від минає фахівця до нового працівника – про це і так написано чимало, а поговоримо саме про поточних робочих труднощі, які випадуть на долю головбуха, як тільки закриється двері за його попередником, і новий співробітник, нарешті , приступить до самостійної роботи

Момент істини

Головними джерелами труднощів для нового фахівця, який прийшов в організацію, стануть поточна робота, власні співробітники і невблаганно наближається звітний період.

Ads

Очевидно, що контрагентам компанії байдуже, скільки годин або днів Ви працюєте головним бухгалтером в новій фірмі – вони хочуть, щоб кошти були перераховані в строк і в потрібному обсязі. Тому першим на порядку денному має стати питання кредиторської заборгованості. Бухгалтеру необхідно оперативно з'ясувати, за що, скільки і кому має платити організація. Адже в договорах передбачені не тільки терміни оплати, а й санкції за прострочення в перерахуванні коштів. Враховуючи вартість, наприклад, оренди офісу в столиці, можна очікувати пенею у розмірі 5-10 тис. рублів на день. Щоб зорієнтуватися в хитросплетіннях договірних відносин, пропонуємо створити спеціальну таблицю, свого роду план платежів, в якій необхідно максимально докладно описати такі основні позиції: контрагент, сума, термін оплати, підставу. Кожен керівник може доповнити таблицю додатковими відомостями на свій розсуд. Приклад плану платежів представлений в таблиці 1.

Таблиця 1. План платежів на жовтень 2008 року
Контрагент Сума Термін Підстава Примітка
Оренда офісів та відокремлених підрозділів
ТОВ «Четвертий вимір» № 4/да від 1 грудня 2007 300 000 рублів 10/10/08 Договір оренди. Договір закінчується 30 листопада 2008 року.

Внесена застава за останній місяць 300 000 руб.

Лізинг автотранспорту та обладнання
ЗАТ «Московський лізинг» № ЛДВ-88-12/2006 від 1 грудня 2006 77 500 USD + 0.5% на дату оплати 15/10/08 Графік сплати лізингових внесків. Договір закінчується 30 вересня 2010 року.

Викупна вартість обладнання включена в суму лізингових платежів.

Інтернет, телефонія, канцелярські товари
ТОВ «Доступ»

Договір № 16/01 від 1 серпня 2005

Не визначена 10-15/10 2008 За рахунку за минулий місяць Автоматична пролонгація кожен рік

Не пошкодуйте на це два-три дні – адже потім багато моментів, які здавалися незрозумілими, відразу почнуть прояснюватися. А головне, у Вас з'являться нові питання, і Ви почнете вивчати історію господарських взаємовідносин з різними контрагентами Вашої організації, оперуючи конкретними даними і термінами.

І все ж таки недостатньо просто скласти таблицю і на цьому заспокоїтися. Необхідно обговорити її з вищим керівником, оскільки тонкощі взаємин з ключовими контрагентами відомі тільки йому. Не варто соромитися ставити «дурні» запитання, адже в його інтересах допомогти Вам швидко ввійти в курс справи. Інакше Ви витратите години і дні на пошук відповідей, які можна отримати у нього протягом 15 хвилин. І якщо термін оплати за договором оренди офісу – 15-е число, а Ваша організація за домовленістю директорів завжди оплачувала її в перший робочий день місяця, то педантичність нового головбуха призведе до непорозуміння між керівниками. Ваше ж прагнення розібратися в деталях дасть керівнику зрозуміти, що Ви цікавитеся подібними звичаями ділового обороту не з дозвільної цікавості.

Аналогічну таблицю можна скласти і з дебіторської заборгованості, особливо якщо Ви працюєте на оптовому підприємстві, і контрагенти платять зі значними відстрочками платежу. Адже керівник чекає цих грошей, і якщо їх немає, то він повинен розуміти, як довго їх немає, чому і коли вони з'являться, яка прострочення по платежах. Склавши таблицю по «дебіторки», можна швидко розібратися, яким чином на підприємстві побудований документообіг по реалізації продукції. Це дозволить оперативно взяти під контроль правильність нарахування ПДВ.

На новому місці роботи потрібно в першу чергу розібратися зі звітністю з податку на додану вартість. Адже головна заповідь головбуха проста: зробив ПДВ – значить, 90% решту звітності готові.

«Хворі» теми

Звітний період настане, як завжди, несподівано. І якщо у нового головного бухгалтера не було півтора-двох місяців для того, щоб розібратися в податкової та бухгалтерської звітності підприємства, то у нього виникнуть проблеми в таких аспектах:

Документи. Новий головний бухгалтер не знає ні точної кількості «закривають» документів від постачальників, ні термінів їх надходження в організацію. Найважливіші папери можуть принести і після 20-го числа, і після 28-го, і навіть через 4 місяці після здачі звітності. Точно так само пізно можуть бути представлені і відвантажувальні документи, особливо коли партнери мають право на відстрочку платежу, а колишній головний бухгалтер і менеджери з продажу взаємодіяли погано.

Що можна порекомендувати в подібній ситуації, щоб звести до мінімуму не тільки необхідність подачі уточнених декларацій, а й саму ймовірність її виникнення? Виявляється, зробити можна багато чого, і тут все у владі генерального директора. Попросіть його представити Вам відповідальних осіб за різними типами документів. І домовтесь про те, що папери, що надійшли із запізненням, будете приймати тільки з поясненням причин затримки. Адже в даному випадку роботи додається не тільки головному бухгалтеру, а й генеральному директорові – останньому в кінцевому підсумку доведеться пояснюватися з податківцями, якщо, наприклад, буде спотворена сума реалізації і недоплачено ПДВ. Така перспектива, погодьтеся, йому, навряд чи припаде до душі, і він постарається цього уникнути.

Звітність податкова. З документами ми розібралися і прийшли до висновку, що багато чого залежить від своєчасності їх надходження та правильності оформлення. Тепер поговоримо про особливості складання звітності. Необхідно уявляти собі, як саме формується собівартість реалізованої продукції, робіт, послуг, і хто, наприклад, повинен надати документи про списання сировини у виробництво, оскільки про це бухгалтер цілком може не знати. А от для технолога, завідуючого виробництвом або офіс-менеджера – це прямий обов'язок. Їхня допомога – не примха нового головного бухгалтера, а внесок у загальну справу. Значить, в цьому випадку також можна розраховувати на підтримку вищого керівництва. А ось складання податкових регістрів і звітності – це вже Ваша справа, і краще його не відкладати. Амортизацію для цілей податкового обліку бажано нарахувати заздалегідь, не чекаючи, поки настане цейтнот. Регістри із зарплати також варто зробити своєчасно. Головна заповідь головбуха – зробив ПДВ, значить, 90% решту звітності готові – залишається в силі, і тому паралельно готуйте регістри по ПДВ, щоб 20-го числа декларація була б вже три дні як здана.

Звітність бухгалтерська і статистична. З звітністю бухгалтерської ситуація дещо простіше, ніж з податковою. Як це не блюзнірськи звучить, але в неї і терміни побільше, і штрафи за її спотворення поменше. Справа в тому, що за даними бухгалтерської звітності сплачується лише податок на майно, а вже його-то розрахувати можна і заздалегідь, і більш точно. А от необхідність здачі статистичної звітності та перелік її форм необхідно ретельно перевірити.

У цілому серйозних складнощів з бухгалтерською звітністю виникнути не повинно. Але якщо в перший раз і будуть допущені недоліки, то це не так вже й страшно. Як відомо, помилки в бухгалтерському обліку виправляються наростаючим підсумком на відміну від обліку податкового. Але все ж таки краще їх не робити – прагніть до ідеалу. Не кожен керівник вважатиме той факт, що Ви тільки прийшли в компанію і ще не всі вивчили, вагомою підставою для сплати штрафів.

Геть слабкості і комплекси

Втім, помиляються навіть бухгалтери, які відпрацювали на підприємстві багато років. Що вже говорити про новий співробітника, який може зробити помилку, не знаючи багатьох нюансів.

Приклад

Компанія продавала автомобіль 2005 року випуску, що потрапив в аварію. І на другий день роботи головному бухгалтеру довелося скласти договір купівлі-продажу та акт прийому-передачі транспортного засобу. Склав він ці документи по регістрах бухобліку та ПТС, який виявив у спеціальній папці. Через тиждень, коли покупець спробував поставити автомобіль на облік, вибухнув скандал. З'ясувалося, що бухгалтер, не розібравшись, взяв ПТС іншої машини тієї ж марки. А в неї і VIN, і номер двигуна, і кузовний номер теж інший. Наслідки зрозумілі – нерви, нерви, нерви …

Звідси висновок: не бійтеся здатися смішними і занадто скрупульозними, а ви в перший раз перевірити всі за Вами від першого до останнього рядка. Повірте, цей епізод забудеться, а от якщо помилитеся, то згадувати його будуть довго.

Підготуйтеся до спілкування зі співробітниками і краще заздалегідь обговоріть з керівником, які обов'язки покладаються на головного бухгалтера в плані взаємодії з іншими працівниками. Інакше Ви ризикуєте стояти за полісами ОМС замість того, щоб готувати папери з ПДВ. І ні в якому разі не давайте готівку гроші з каси організації до тих пір, поки особу одержувача грошей не засвідчать люди, які укладали з Вами трудовий договір, а Ви не перевірите паспортні дані цієї людини. Взагалі проблема комунікації з іншими співробітниками стане ключовою на перших порах. Постарайтеся налагодити доброзичливі і гранично коректні відносини з іншими співробітниками – це допоможе зняти перераховані вище проблеми і вирішувати всі питання без постійного втручання вищого начальства.

Окремий аспект – розрахунок заробітної плати, відпускних та лікарняних. Ось тут вже точно всім байдуже, хто і скільки часу сидить у кріслі головного бухгалтера. Фахівцю обліку волею-неволею доведеться розібратися в хитросплетіннях договорів і додаткових угод, наказів і релізів штатних розкладів. На перших порах дотримуйтеся правила: ніколи не давайте кошти за усним розпорядженням навіть безпосереднього керівника. Пам'ятайте – якщо немає наказу про преміювання або акту виконаних робіт, то перераховувати гроші нікому не потрібно. Таким чином, Ви заодно привчите персонал подавати «зарплатні» документи в бухгалтерію своєчасно, та й поважати від цього Вас будуть тільки більше.

Не соромтеся задавати питання керівництву Вашої нової компанії – це сильно заощадить Ваш час і допоможе встановленню особистого контакту з начальством.

«Бразильська» система

Тепер давайте розглянемо типову ситуацію, коду новий бухгалтер приходить на підприємство напередодні звітного періоду. Часу на "розкачку» немає взагалі, і пріоритети доводиться розставляти вже в робочому режимі. Доведеться покластися на власний професійний досвід і подумати, чи варто в принципі вплутуватися в цю авантюру. Однак не треба боятися, тим більше що в більшості випадків прийом на роботу проводиться саме в таких умовах. Ви приходите на підприємство, якому головний бухгалтер дійсно потрібен терміново, і його дуже довго шукали.

Мінусів, звичайно, багато. Це, наприклад, розбір документації і звітності як мінімум місяців за три, брак часу на доскональний аналіз ситуації, тим більше, що повсякденні справи теж не чекають. Але головний плюс в тому, що Вам допоможуть, тому що інакше бути не може. Адже якщо навіть Ви всі кинете, а на Ваше місце прийде нова людина, то справи будуть ще в більшому запустінні, і організації стане тільки гірше. Кожному грамотному керівнику це зрозуміло. Як же слід розставити пріоритети?

Розбирайтеся в першу чергу з тим, за що можливі самі високі штрафи. Це, звичайно, господарські операції з великими штрафними санкціями і податкова звітність. А ось занедбану «первинку» або переоформлення банківської картки та отримання полісів ОМС поряд з пенсійними свідоцтвами можна трохи відкласти.

Наприклад, не здати податкову декларацію з ПДВ через те, що Ви її довго робили, тому що чекали документи від постачальників, просто неприпустимо. Повірте, невипробувані програма здачі звітності в електронному вигляді може призвести до того, що Ви не встигнете надіслати декларацію навіть поштою, оскільки робили її до 23:35 двадцятого числа. Так що порада така – розраховуйте час так, щоб залишався запас не менше 24 годин. Потім «уточненку» надішлете вже в електронному вигляді.

Про таблиці договорів ми вже говорили, і нехтувати нею не слід. З її допомогою Ви відразу зрозумієте, з ким працює компанія і за якими сценаріями. Друге-розберіться, які у Вашої компанії витрати і яким чином вони оформлюються, а також наскільки вони обгрунтовані. Оскільки без підстав зменшувати прибуток небезпечно вже для особистої Вашої волі. Нарешті, не бійтеся просити про допомогу безпосереднього керівника, оскільки він з Вами пливе в одному човні, просто весла у нього набагато більше.

У загальному як з автомобілем: «боїтеся – не їздите, їздите – не бійтеся". Рано чи пізно необхідний досвід прийде. А так з часом Ви все налагодите, виправите свої і чужі помилки, побудуєте ефективний і своєчасний документообіг і почнете отримувати від роботи справжнє задоволення.