Бухоблік витрат на відрядження

Порядок відображення в бухобліку відрядних витрат залежить від мети відрядження. Мета відрядження визначається за службовим завданням. При цьому суми ПДВ з витрат на відрядження можна поставити на відрахування, проте для цього сума податку повинна бути виділена в рахунках-фактурах, бланках суворої звітності і проїзних документах, а також витрати на відрядження повинні зменшувати оподатковуваний прибуток За час знаходження штатного співробітника у відрядженні за ним зберігається середній заробіток (ст.167 ТК РФ). При цьому нарахування зарплати в розмірі середнього заробітку співробітнику за час відрядження відбивається проводкою:

Ads

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – нарахована зарплата в розмірі середнього заробітку за час відрядження.

Крім середнього заробітку, організація компенсує співробітникові витрати на відрядження (добові, витрати на проживання, вартість проїзду і т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок відображення в бухобліку відрядних витрат залежить від мети відрядження. Мета відрядження визначається за службовим завданням. З урахуванням особливостей службового завдання суму витрат, зазначених у затвердженому авансовому звіті, слід відобразити проводкою:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – якщо відрядження була пов'язана з придбанням необоротних активів або матеріально-виробничих запасів;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – якщо відрядження була пов'язана з основною діяльністю виробничої організації;

Дебет 44 Кредит 71 – якщо відрядження була пов'язана зі збутом готової продукції або основною діяльністю організації торгівлі;

Дебет 28 Кредит 71 – якщо відрядження була пов'язана з поверненням і транспортуванням бракованої продукції;

Дебет 91-2 Кредит 71 – якщо відрядження була пов'язана з отриманням інших доходів (носила невиробничий характер).

При оплаті витрат на відрядження організацією, а не співробітником (наприклад, безготівкова оплата послуг готелю, проїзних квитків тощо) в бухобліку робиться проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачені послуги готелю, проїзні квитки і т.д. для співробітника, спрямованого у відрядження.

Після затвердження авансового звіту співробітника витрати на відрядження списуються проводкою:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списані витрати на відрядження.

Якщо організація набуває для відрядженого співробітника проїзні квитки, то врахувати їх потрібно на субрахунку 50-3 «Грошові документи» (Інструкція до плану рахунків):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – придбаний проїзний квиток співробітнику, направленому у відрядження;

Дебет 71 Кредит 50-3 – виданий проїзний квиток співробітнику, направленому у відрядження.

Після затвердження авансового звіту співробітника вартість використаного проїзного квитка списується на витрати:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списано на витрати вартість проїзного квитка, використаного співробітником у відрядженні.

Такий порядок відображення витрат на відрядження заснований на положеннях п. 5 і 7 ПБУ 10/99, а також Інструкції до плану рахунків (рахунки 71, 50-3).

На практиці виникає питання, як відобразити в бухобліку придбання відрядженому працівникові електронного квитка до місця відрядження (назад), якщо компанія не отримує маршрут / квитанцію, оформлену на бланку суворої звітності.

У цілому електронний квиток являє собою документ, який використовується для посвідчення договору перевезення пасажира та багажу, в якому інформація про перевезення представлена в електронно-цифровій формі.

Таке визначення міститься в наказах Мінтрансу України від 8 листопада 2006 р. № 134 та від 23 липня 2007 р. № 102. Таким чином, електронний квиток не є паперовим документом. Тому на відміну від квитків в паперовій формі врахувати його у касі організації у складі грошових документів неможливо (Інструкція до плану рахунків).

Покупку електронного квитка слід відобразити в бухобліку як звичайну оплату послуг сторонньої організації (наприклад, авіакомпанії):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачений електронний квиток, придбаний для співробітника, спрямованого у відрядження (на підставі платіжного доручення).

Після того, як співробітник пред'явить документи, що підтверджують поїздку (наприклад, роздруківку електронного квитка, посадковий талон, маршрут / квитанцію), слід списати вартість електронного квитка на витрати (п. 5 і 7 ПБУ 10/99). У бухобліку це відбивається проводкою:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – віднесено вартість проїзного квитка на витрати організації.

На практиці також виникає питання, як відобразити в бухобліку витрати на відрядження (у т.ч. оплату часу перебування у відрядженні за середнім заробітком) співробітника, що виконував завдання з укладення договорів на майбутній рік

Однозначної відповіді на це питання законодавство не містить. З одного боку, якщо співробітник відправлений у відрядження для укладання договору, це звичайні витрати на відрядження організації (витрати по звичайних видах діяльності) (п. 5 і 7 ПБУ 10/99). Співробітник виконує свої обов'язки, визначені його службовим завданням. Витрати відносяться до періоду, в якому відбулася відрядження, тобто умова списання витрат в бухобліку дотримано (п.18 ПБУ 10/99). Тому правомірні такі проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – враховані витрати на відрядження співробітника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – нарахована зарплата в розмірі середнього заробітку співробітнику за час відрядження.

Підтверджує викладений підхід лист УМНС Росії по м. Москві від 27 лютого 2001 р. № 03-12/9748. Однак з іншого боку, порядок відображення в бухобліку відрядних витрат залежить від мети відрядження. Оскільки мета відрядження – укладання договору на майбутній рік, то витрати на відрядження відносяться до майбутніх звітних періодів. Тому вони повинні відображатися на рахунку 97 «Витрати майбутніх періодів» (Інструкція до плану рахунків). Почати списувати їх на собівартість можна із моменту вступу в силу укладеного договору рівномірно протягом терміну його дії (п. 65 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності). Так повністю дотримується умова про відповідність понесених витрат отриманим доходам (п. 19 ПБУ 10/99). У бухобліку це відбивається так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – враховано у складі витрат майбутніх періодів витрати на відрядження співробітника, середній заробіток за час відрядження;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана частина витрат на поточні витрати (з моменту початку дії договору).

Таким чином, обидва підходи відповідають законодавству, і організація може вибрати один з них.

Далі відзначимо, що суми ПДВ з витрат на відрядження повинні бути виділені в рахунках-фактурах, бланках суворої звітності і проїзних документах (п. 10 Правил, затверджених постановою Уряду

РФ від 2 грудня 2000 р. № 914). Якщо витрати на відрядження зменшать оподатковуваний прибуток, то ПДВ списується проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – врахований ПДВ з витрат на відрядження;

Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19 – прийнятий до відрахування ПДВ з витрат на відрядження.

Суму ПДВ за витратами, які не зменшують оподатковуваний прибуток, прийняти до відрахування не можна (п. 7 ст. 171 НК РФ), її слід списати проводкою:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списано ПДВ за витратами невиробничого характеру.

Розглянемо приклад відображення в бухобліку витрат на відрядження. Так в період з 17 по 19 березня 2010 р. начальник відділу постачання ТОВ «Вега» був у службовому відрядженні в м. Москві. Мета відрядження – укладання договорів на постачання матеріалів. 20 березня 2010 керівник організації затвердив авансовий звіт, представлений начальником відділу постачання.

До авансового звіту додані:

– Рахунок готелю на суму 9440 крб. (В рахунку вказано, що вартість послуг включає в себе ПДВ, але сума податку не виділена);

– Два авіаквитки на загальну суму 11800 руб. (У квитках сума ПДВ – 1800 руб. – Виділена окремим рядком).

За час перебування у відрядженні співробітникові покладені добові в розмірі 700 руб. на добу (згідно з наказом керівника компанії).

У результаті в бухобліку ТОВ «Вега» зроблені такі записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. Х 3 дні) – Відбиті добові;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена до витрат вартість проживання співробітника в готелі;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – Виділений розрахунковим шляхом ПДВ з вартості послуг з проживання у готелі;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – Списана сума ПДВ з витрат на відрядження, не підтверджена документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – Віднесено на витрати вартість проїзду;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – Виділено ПДВ з вартості проїзду;

Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19 – 1800 руб. – Прийнятий до відрахування ПДВ з витрат на відрядження.