Бухгалтерія на сторожі майна

Біч торгової фірми – розкрадання активів. На жаль, відображаються такі неправомірні мані-пуляціі з майном не тільки на кишені власника фірми. Розсьорбувати наслідки все-можливих нестач і втрат припадає фахівцям обліку. Правильно збудований документо-обіг і регламентовані процедури контролю дозволяють звести до мінімуму проблеми Повертаємо статус «всезнайки»

Ads

Праця бухгалтера завжди був цінний. Якщо згадати радянську епоху, слово «бухгалтер» вимовлялося з повагою, адже ця посада впливова і відповідальна. Бухгалтер був завжди в курсі всіх справ підприємства. Зараз же дійсність зазнала деяких змін: відповідальність за бухгалтером зберігається, а ось його інформованість про протікають всередині підприємства процесах часто залишає бажати кращого. На те є маса об'єктивних і суб'єктивних причин: перевантаженість бухгалтерії, велика кількість рутинної роботи, недотримання планового розпорядку роботи співробітників, несприятливі умови праці, брак часу, відсутність на підприємстві внутрішніх інструкцій і положень, що регулюють питання обліку, і т. д. У бухгалтера часто немає ні часу, ні сил вникнути в те, що відбувається за межами відділу. А навколо можуть бути приховані розкрадання як у дрібному, так і у великому розмірі, причому часто вони вчинені співробітниками підприємства. Результатом таких діянь часто стають серйозні проблеми в господарській діяльності і в обліку компанії. А це, як відомо, вже вотчина бухгалтерії, за яку фахівці обліку несуть відповідальність.

Спробуємо розібратися, як працівники бухгалтерських служб підприємств торгівлі можуть виявити або попередити господарські та фінансові порушення в роботі деяких підрозділів фірми.

Винаходи махінаторів

Помічено, що розмір розкрадань залежить від масштабу діяльності підприємства і рівня контролю на ньому, тому має сенс розглянути найбільш поширені види розкрадання в залежності від типу торгової організації. Виділимо умовно наступні групи:

– Невеликі магазини та павільйони, які є на кожній вулиці, в кожному дворі;

– Супер-і мегамаркети;

– Оптові торговельні підприємства.

Для невеликих магазинів та павільйонів на практиці характерні наступні види розкрадань і порушень:

1) повернення в обіг списаної продукції або списання одного і того ж товару кілька разів. Яскравий життєвий приклад, коли зі списаного брухту печива продавець власноруч виготовляє тістечко «картопля» і продає його за сертифікатами постачальника кондитерських виробів, завбачливо замовивши у нього перед цим пару таких же тістечок. Розмір порушення в даному випадку складно спрогнозувати, так як він не завжди може бути дорівнює сумі списаного печива та інших витрачених продуктів;

2) афери з терміном зберігання продуктів харчування. На деяких, на вигляд цілком придатних до вживання, але із закінченим терміном зберігання продуктах (як то: пиво, соки, снеки та ін) «перебивають» дати кінцевого терміну реалізації. Дане порушення носить масовий характер і часто проводиться під прикриттям керівництва магазину, а адже реалізація і знаходження в обігу товарів з вичерпаним терміном придатності заборонений. Дане порушення може загрожувати штрафом, який варіюється від 4 тис. рублів – для підприємця, і від 40 тис. рублів – для юридичних осіб; крім того, можливе залучення до кримінальної відповідальності за реалізацію продукції, небезпечної для життя і здоров'я людини;

3) сховане виробництво. Соління свіжомороженої оселедця і приготування курей гриль – це вже класика жанру. Керівництву магазину виручка здається за мінусом виробничого «залишкового»;

4) продаж самостійно придбаного за оптовими цінами товару під виглядом товару магазину. У такому випадку спостерігається зниження обсягів виручки і товарообігу;

5) пряме злодійство готівки з каси. Розкрадання можна визначити за результатами інвентаризації або шляхом зіставлення звітів по касі за аналогічні періоди діяльності підприємства;

6) маніпуляції з контрольно-касовими чеками. Це ціла група хитрувань торгового персоналу, якому довірено касове обслуговування. Сенс розтрати може полягати у зменшенні підсумкової суми за чеком, у виносі через касу більш дорогого товару і т. д.; 7) розкрадання товару персоналом під виглядом виносу сміття або повернення неякісної продукції постачальнику і пр. У даному випадку розмір збитку визначається вже за результатами інвентаризації;

8) інші види розкрадань і порушень. Необхідно відзначити, що про більшу частину наведених порушень керівництво магазинів знає і при цьому закриває очі на дії співробітників, адже прямий збиток від перших трьох видів розкрадань визна-лити достатньо складно, та й сума буде невеликою. А от конкретно 4-7 види порушень турбують менеджмент торгової компанії набагато більше, адже суми втрат можуть бути чималими, і зарплати продавця (або іншого матеріально відповідальної особи) може не вистачити для їх покриття.

Як бухгалтерії перешкодити перерахованим порушень, а отже, мінімізувати фінансові ризики підприємства? Відповідь криється в методології обліку – розберемося, на які нюанси бухгалтеру слід звернути увагу.

Регламентуємо процес ліквідації

Необхідно забезпечити утилізацію (використання товарів вдруге після певної переробки) зіпсованої продукції на договірних умовах, можливо, з постачальником цього товару. У разі якщо утилізація неможлива в силу певних обставин нізацією, зіпсований товар потрібно знищити (ст. 3 Закону від 2 січня 2000 р. № 29-ФЗ «Про якість та безпеку харчових продуктів ») і списати. Причому ліквідується неякісна продукція в присутності спеціально створеної комісії з складанням акту на списання. Продукція повинна бути знищена, а не просто викинута в найближчий сміттєвий контейнер. Порядок списання зіпсованих товарів повинен бути прописаний в обліковій політиці підприємства, а правила їх знищення – у внутрішніх положеннях або стандартах підприємства, що стосуються обліку матеріально-виробничих запасів.

Формалізуємо «маршрут» продукції

Облік руху товарів доцільно вести не тільки в сумовому вираженні, але й з деталізацією за найменуваннями товару. Це клопітно, але за наявності належної технічної підтримки дозволяє звести нанівець приховане виробництво і продаж самостійно придбаного товару. Адже бухгалтер, відповідальний за рух товарно-матеріальних цінностей, зможе побачити надходження і витрачання, а також документальний залишок конкретного товару, і звірити його фактичну наявність під час інвентаризації. При надходженні товарів у магазин інформація про їх найменування, кількості, ціни придбання та інших властивостях заноситься до бази даних за допомогою скануючого пристрою. При реалізації відомості про товар теж зчитуються, в результаті чого на контрольно-касовому чеку пробиваються найменування, кількість, ціна і вартість проданого за роздрібними цінами товару. Метод обліку товарів повинен бути відображений в обліковій політиці підприємства.

Організуємо касову оборону

Для зниження ймовірності розкрадання грошових коштів з каси під різними приводами переважна кількість магазинів вдаються до призначення знижки за розрахунки за кредитними картками, а не готівкою грошовими коштами. Крім того, дієвим буває спосіб «несподіваною» інкасації грошових коштів з операційної каси магазину (здійснюва-ють співробітники бухгалтерської служби), коли торговий персонал точно не знає графіка інкасації. Супермаркетам і мегамаркетів дані проблеми дуже близькі. Основна частина розкрадань зважаючи гарною технічної оснащеності великих магазинів припадає на маніпуляції з контрольно-касовими чеками та розкрадання при переміщенні товару на території магазину та складських площ. На жаль, дії персоналу з чеками практично неможливо відстежити силами бухгалтерської служби, у даному випадку повинні прийма-тися організаційні заходи, наприклад такі як:

– Проведення контрольних закупівель і повернень;

– Підвищення технічної оснащеності касової зони;

– Накладення заборони на введення вручну будь-яких параметрів товару при реалізації;

– Та інші.

Наведені способи боротьби за збереження грошових коштів відносяться не до методології ведення бухгалтерського обліку, а до «тактики виживання», але на роботі бухгалтерії вони позначаться.

«Проколи» в оптових ланцюжках

Наведемо основні варіанти розкрадань, характерні для підприємств оптової торгівлі, що реалізують товари через торгових представників чи агентів:

– Маніпуляції з поверненням неякісного товару. Розкрадання виражається в тому, що покупець передає неліквідну продукцію безпосередньо або торговому агенту, або перевізнику з метою повернення або обміну, яка на склад постачальника фактично не надходить. Бухгалтерія ж, у кінцевому рахунку, все одно буде змушена оформити повернення товару від покупця, так як той, у свою чергу, може пред'явити накладну на повернення з підписами агента або перевізника. Останні ж можуть виявитися вже звільненими або «справа про повернення» заплутається в нескінченному документообіг підприємства. Також можливий варіант неодноразового списання повернутого неякісного товару;

– Розкрадання грошових коштів при інкасуванні виручки від покупця. З цим порушенням стикалося чи не кожне підприємство, що реалізує продукцію через торгових представників. Сенс розкрадання полягає в тому, що агент, отримавши готівкою оплату за продукцію від покупця, не довозить її до постачальника, пояснюючи ситуацію банальною відсутністю грошей у покупця. Відомі випадки, коли розмір сукупного розкрадання виручки одним торговим представником з кількох покупців становив 280 тис. рублів і більше;

– Маніпуляції зі знижками; На практиці оптові торговельні підприємства часто оголошують розпродажі, сезонні знижки або знижки за обсяг. Під цією егідою торговий представник може оформити у постачальника документи на певний обсяг товару на підставного покупця і, фальсифікував документи, розвезти отриману продукцію по вже більш завищеними цінами покупцям. У кишені торгового представника залишається «приробіток», а очікуваного від зниження цін збільшення обсягу продажів у постачальника не відбувається;

– «Підчищення» актів звірки перед звільненням торгового представника. Ці дії виражаються не у вигляді буквального виправлення документів, а у вигляді приведення фактичних розрахунків до тих, які видав бухгалтер в акті звірки. На жаль, як показує практика, бухгалтерія часто через певні причини помиляється і розносить, наприклад, виторг не на того покупця. Тоді на певну звітну дату в акті звірки з даного контрагенту виникає сума, менша, ніж він фактично має. Ось цю-то суму торговий представник і може покласти собі в кишеню при звільненні. Звичайно, обман рано чи пізно буде виявлений, але співробітник вже буде звільнений.

– Укладання договору поставки торговим представником з підставною особою. Як правило, такий тип розкрадання характерний для підприємств зі слабкою системою внутрішньої безпеки. Сенс порушення полягає в тому, що даному підставному покупцеві відвозяться велика партія товару, і постачальник згодом може забути як про товар, так і про торговельне представника. Що може зробити бухгалтерія для мінімізації означених ризиків?

Рецепти безпеки

Процедура повернення неякісного товару постачальникам повинна бути регламентована внутрішніми положеннями (інструкціями). Обов'язково слід висвітлити такі нюанси повернення:

– Хто ініціює повернення;

– Хто оформляє документи на повернення;

– Хто приймає участь у завантаженні товару, що повертається;

– Комплектність документів (що включає, чиї візи повинні бути на документах);

– Як відбувається передача документів на повернутий товар.

Бухгалтерський облік повернень повинен бути прописаний в обліковій політиці. Отже, необхідно внутрішніми документами підприємства регламентувати порядок повернення (обміну) товарів. Наприклад, для підприємства, що працює з торговими представниками, може бути складена інструкція, в якій належить прописати кроки чи послідовність дій при здійсненні повернення. Щоб знизити ймовірність розкрадання торговим представником виручки, підприємство, по-перше, може зацікавити покупця додатковою знижкою за здійснення безготівкових розрахунків, по-друге, порядок звернення довіреностей (це також можна регламентувати внутрішніми документами). Правила, яких слід дотримуватися при видачі торгового представника довіреності на право отримання грошових коштів, перераховані вгорі сторінки. Маніпуляції зі знижками і «підчищення» перед звільненням характерні насамперед для підприємств, які ведуть облік із застосуванням «сірих» схем, коли частина операцій в обліку проводиться, а частина не проводиться. Ведення бухгалтерського обліку відповідно до чинного законодавства і часті звірки з клієнтами дозволяють мінімізувати багато ризиків хіщеній.Защітіться від висновків договорів з підставними особами можна тільки шляхом організаційних меропри-ятий. По-перше, повинна бути розроблена і регламентована процедура укладення договору. Положення має регламентувати порядок підготовки, узгодження, укладання та виконання договорів. Особливу увагу при розробці процедури укладання договорів слід приділити наступним аспектам:

– Хто ініціює;

– Хто візує;

– Які документи представляє покупець (копії статуту, свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи в податковому органі, свідоцтва про постановку на облік в податковому органі як платника податків, копії документів, що засвідчують повноваження особи, що підписує договір з боку контрагента, наказ про призначення керівника, документ , що визначає повноваження посередника, паспортні дані осіб, що діють за дорученням, ліцензія на ліцензовані види діяльності).

По-друге, сам договір і потенційний покупець повинні бути перевірені службою внутрішньої безпеки підприємства. Бухгалтер ж не повинен виписувати документи на відвантаження продукції за відсутності належним чином оформленого договору.

Свою розповідь закінчу наступним випадком. На практиці була така ситуація, коли продавці були матеріально відповідальними особами і ділили всю нестачу між собою, а технічний персонал в особі прибиральниці виносив регулярно в коробках зі сміттям різну продукцію безкоштовно. Звичайно ж, тут допущена помилка: матеріальна відповідальність повинна бути колективною, але навіть за цієї умови факт несправедливості в наявності. Тому співробітникам бухгалтерії потрібно уважно ставитися до сигна-лам персоналу і проводити (сторонніми силами або силами внутрішньої служби безпеки) розслідування за фактом повторюваних порушень.